Whistleblower-System Was bedeutet das für den Mittelstand?

Whistleblower System als Grundlage für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Ein Whistleblower System (WBS) stellt technisch die beste Möglichkeit dar, das neue Hinweisgeberschutzgesetz zu erfüllen. Auch in der Praxis ist es für Whistleblwer bzw. Hinweisgeber die angenehmste Lösung, anonyme Hinweise abgeben zu können. Die Hürde ist für einen Whistleblower deutlich geringer, anonyme Hinweise abzugeben als telefonisch oder per E-Mail an den Hinweisgeberschutz-Beauftragten heranzutreten.

Whistleblower System für den Mittelstand

Für mittelständische Unternehmen in Deutschland ist das neue Hinweisgeberschutzgesetz ab 50 Beschäftigten verpflichtend. Die betroffenen Unternehmen können sich dieser neuen Whistleblower Richtlinie nicht entziehen und sind somit verantwortlich eine rechtskonforme Lösung zu finden. Wirtschaftliche Interessen sind für Unternehmen ebenso wichtig wie das Bedürfnis eine professionelle Lösung zu finden. Auf dem Markt gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Whistleblower Richtlinie zu erfüllen. Neben reinen Whistleblower Software Anbietern gibt es auch Unternehmen, die eine Komplettlösung anbieten und neben der Software auch die Whistleblower Beauftragten stellen und die Hinweisgeber Meldestelle extern leiten. Hierzu gehört dann auch die Bearbeitung der Hinweise durch eine Ombudsperson.

Welchen Mehrwert bieten Whistleblower Systeme für Unternehmen?

Mit der Implementierung eines Whistleblowing Systems erfüllen Unternehmen zuerst einmal das Hinweisgeberschutzgesetz sowie die EU-Whistleblower-Richtlinie und agieren so rechtssicher. Zugleich schützt das rechtskonforme Whistleblower System das Unternehmen vor möglichen Sanktionen oder Haftungsansprüchen, welche erhebliche Geldstrafen nach sich ziehen können. Interesse daran, mögliche Abmahnungen oder Anzeigen zu veranlassen, haben andere Unternehmen zum Zweck der Fairness im Markt – sowie Mitarbeiter des eigenen Unternehmens. Auch Anwaltskanzleien können sich darauf spezialisieren Unternehmen ohne Hinweisgeber System abzumahnen. Auch hier drohen empfindliche Geldstrafen, sodass es im Interesse jedes Unternehmens sein sollte, das Whistleblower Gesetz zu erfüllen.

Durch eine durchdachte Implementierung des WBS kann ein Unternehmen seine inneren Überwachungsmechanismen sowie das Risiko- und Compliance-Management deutlich aufwerten.

Dank eines optimierten WBS ist es dem Unternehmen möglich, potenzielle Schwachstellen schneller zu identifizieren und mit gesteigerter Effizienz auf diese zu reagieren. Das verkürzt die Zeitspanne von der Identifizierung eines Problems bis zur Umsetzung einer Lösung erheblich. Probleme werden somit schnell erkannt und eine Lösung des Problems erfolgt schnell und unmittelbar.

Ein WBS fungiert als Frühwarnsystem, welches die Wahrscheinlichkeit erhöht, mögliche Störungen frühzeitig zu erkennen. Dies führt nicht nur zu einer zügigeren Problembehandlung, sondern ermöglicht es den Mitarbeitern auch, sich auf ihre primären Aufgaben zu fokussieren.

Abschließend erhöht ein effektives WBS das Vertrauensniveau von Stakeholdern in das Unternehmen. Dies verschafft dem Unternehmen nicht nur einen deutlichen Wettbewerbsvorteil, sondern trägt auch dazu bei, die finanzielle Stabilität des Unternehmens zu wahren. Das Hinweisgeberschutzgesetz sollte somit als Chance gesehen werden um das Unternehmen kontrolliert leiten zu können. Mit einem Whistleblower System schützen Unternehmer Ihren Wohlstand, sichern Arbeitsplätze und tragen zu einem fairen Wettbewerb bei. Durch ein Hinweisgeberschutz System profitieren also alle.

Whistleblower System – Kosten und Nutzen

Das Betreiben eines Whistleblower Systems (WBS) kostet ein Unternehmen Geld. Die Kosten hängen primär von der Größe des Unternehmens ab und der Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter. Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen beschäftigt, desto mehr kostet das Whistleblower System. Dies liegt daran, dass mehr Mitarbeiter potenziell mehr Hinweise für unethisch Verhalten über die Hinweisgeber Meldestelle und das Hinweisgebersystem melden. Somit steigt der Aufwand für das bearbeiten der Hinweise und die damit verbundenen Fallprüfungen. In der Praxis stehen größeren Unternehmen auch mehr finanzielle Ressourcen zur Verfügung, weshalb die Aufwendungen im Mittel gleich sind. Es ist zu bedenken, dass unethisches Verhalten Unternemen sehr große finanzielle Schäden zufügen kann, welche mit den Kosten für ein Whistleblower System in keinem Verhältnis stehen. Aus diesem Grund ist ein Hinweisgebern System in jedem Fall eine sinnvolle und wichtige Investition in ein Unternehmen.

Was kostet ein Whistleblower System?

Die Whistleblower System Anbieter bieten die Whistleblower Software bereits zu sehr günstigen Konditionen an. Eine Hinweisgeber Software ist bereits für weit unter 100€ im Monat erhältlich. Mit Verweis auf die bereits genannten Vorteile eines Whistleblower Systems, stellen diese Kosten eine positive finanzielle Investition in das Unternehmen dar. Wichtig ist, dass die reine Software nicht ausreicht, um das Hinweisgeberschutzgesetz zu erfüllen. Eingehende Hinweise müssen auch professionell und sicher bearbeitet werden. Hierfür eignen sich Whistleblower Beauftragte, welche auch Hinweisgeberschutz Beauftragte genannt werden. Diese Ombudspersonen verfügen über eine spezielle Whistleblower Ausbildung und Qualifikation, weshalb diese Personen qualifiziert sind, Hinweise professionell und zielorientiert zu bearbeiten. In der Praxis greifen Unternehmen zur Erfüllung der Whistleblower Richtlinie deshalb häufig auf externe Whistleblower Anbieter zurück, welche den Unternehmen alles aus einer Hand bieten. Diese Externen Whistleblower Service Dienstleister richten den Unternehmen eine interne Hinweisgeber Meldestelle ein, über welche die Whistleblower anonym Hinweise abgeben können. Anschließend bearbeiten die Whistleblower Service Dienstleister die Hinweise professionell und innerhalb der gesetzlichen Fristen. Dieser Service ist bereits ab 1,65€ je Mitarbeiter und Monat erhältlich.

Welche Mehrkosten verursacht ein Whistleblower System?

Unternehmen greifen in der Praxis häufig auf Whistleblower Service Anbieter zurück, welche neben der Whistleblower Software auch die Whistleblower Meldestelle leiten und die Hinweise bearbeiten. Dieser Whistleblower Service kostet nicht viel und ist bereits ab 1,65€ / Monat pro Mitarbeiter zu haben. Für einen Mitarbeiter, der 160 Stunden im Monat arbeitet, fallen für das Unternehmen Mehrkosten von ungefähr 0,01€/ h an. Das bedeutet, dass ein professioneller Hinweisgeberschutz das Unternehmen nur einen Cent pro Stunde und Mitarbeiter kostet. Vergleicht man diese Kosten mit dem Schutz den ein Whistleblower System für ein Unternehmen bietet, so ist festzustellen, dass das Hinweisgeberschutzgesetz einen echten Mehrwert für Unternehmen bietet.

Wie funktioniert ein Whistleblower System?

Ein Whistleblower System (WBS) setzt sich aus mehreren technischen und humanitären Komponenten zusammen. Grundsätzlich benötigt man die Whistleblower Software, welche die technischen Grundvoraussetzungen schafft, Hinweise anonym und E2E (Ende-zu-Ende) verschlüsselt zu übermitteln. Die Whistleblower Software sollte auch im Inland gehostet sein, um Hacking weitestgehend einzudämmen. Neben der Software benötigt man eine Schnittstelle um diese nutzen zu können. Moderne Whistleblower Systeme sind von allen Endgeräten über das Internet zu erreichen. Das System verfügt also über eine eigene Domain. Professionelle Whistleblower Service Anbieter stellen den Kunden QR-Code basierte Aushänge zur Verfügung, über die Mitarbeiter aktiv informiert und animiert werden, fehlerhafte Verhalten zu melden. Weiter benötigt man Whistleblower Beauftragte, die geschult sind um Hinweise empfangen, bearbeiten und einordnen zu können. Neben diesen Hinweisgeberschutz Beauftragten (auch Ombuspersonen genannt) benötigt man noch Fachanwälte, die dafür da sind, qualifizierte Hinweise juristisch einzuordnen. Das ist wichtig, um gegen fehlerhaftes Verhalten schnell, entschlossen und zielführend vorgehen zu können. Die Whistleblower Software, die Whistleblower Beauftragten, die online erreichbare Schnittstelle und die Anwälte für Hinweisgeberschutz bilden in Summe ein vollwertiges Whistleblower System. Das Whistleblower System kann nur funktionieren, wenn all diese Ressourcen gegeben sind. Je nach der Anzahl der betreuten Unternehmen sowie deren Größe müssen die technischen und humanitären Ressourcen bereitgestellt werden. Wichtig ist auch, dass das Whistleblower System in den Sprachen angeboten wird, welche die Mitarbeiter sprechen und verstehen. Gerade in größeren Unternehmen arbeiten Mitarbeiter diverser Nationalitäten. Um Whistleblower nicht vor der Abgabe von Hinweisen abzuschrecken ist es daher besonders wichtig, dass die Whistleblower Software alle nötigen Sprachen unterstützt.