Hinweisgeberschutz – ein Unternehmen aus OWL als Vorreiter

Interne Meldestelle: Unternehmen aus Ostwestfalen-Lippe hilft Unternehmen bei Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes.

Am 02. Juli 2023 trat das Hinweisgeberschutzgesetz nun endlich in Kraft. Damit wird der Verpflichtung zur Umsetzung der EU-Whistleblower Richtlinie Rechnung getragen, nachdem zuletzt ein Vertragsverletzungsverfahren von der EU gegen Deutschland und sieben weitere Staaten eröffnet wurde. Die Staaten hatten die EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern nicht oder noch nicht vollständig in nationales Recht umgesetzt.

Was Sie jetzt wissen müssen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen ab 250 Beschäftigten eine interne Meldestelle seit dem 02. Juli 2023 einzurichten. Für Unternehmen ab 50 Beschäftigten gibt es eine Übergangsregelung bis zum 17.12.2023. Viele Unternehmen stehen nun vor den Schwierigkeiten der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes. Es muss eine interne Meldestelle eingerichtet werden, welche Hinweise über einen vertraulichen Meldekanal aufnehmen muss. Außerdem gibt es datenschutzrechtliche Anforderungen. Weiterhin müssen die mit der Meldestelle beauftragten Beschäftigten über Fachkunde verfügen. Zur vereinfachten Erfüllung des Hinweisgeberschutzgesetzes und der Einrichtung der internen Meldestelle gibt der Gesetzgeber den verpflichteten Unternehmen daher die Möglichkeit, einen externen Dritten mit der internen Meldestelle zu beauftragen.

Das 123 Hinweisgebersystem im Detail.

Die 123 Ingenieure GmbH, ein ingenieurgeführtes Fachunternehmen das sich auf Compliance spezialisiert hat, bietet eine vollumfängliche All-in-One Lösung zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzes. Das Unternehmen unterstützt die verpflichteten Unternehmen bei der Umsetzung und Erfüllung vom Hinweisgeberschutzgesetz. Das 123 Hinweisgebersystem wird für den Auftraggeber innerhalb weniger Minuten aktiviert. Es ist eine digitale interne Meldestelle, die von fachkundigen Ombudspersonen betreut wird und das Hinweisgebersystem entspricht den Anforderungen des HinSchG sowie der DSGVO. Die verschiedenen Meldekanäle bieten den Beschäftigten die Möglichkeit Hinweise schriftlich, mündlich sowie persönlich an die interne Meldestelle zu übermitteln. Die interne Meldestelle ist rund um die Uhr erreichbar und über den Webbrowser eines internetfähigen Geräts einfach zu erreichen. Jeder eingehende Hinweis wird nach der fristgerechten Eingangsbestätigung von einem fachkundigen Hinweisgeberschutz Beauftragten der 123 Ingenieure GmbH geprüft und bearbeitet. Wenn nötig, werden interne Untersuchungen eingeleitet. Die Vertraulichkeit des Hinweisgebers wird dabei zu jeder Zeit gewährleistet. Eine anonyme Kommunikation über das Hinweisgebersystem zwischen Hinweisgeberschutz Beauftragten und dem Whistleblower ist jederzeit möglich. Sobald die Untersuchungen eines Hinweises abgeschlossen sind, erhält das Unternehmen einen Bericht und wird über vom Unternehmen zu ergreifende Maßnahmen informiert. Bei juristisch komplexen Hinweisen, erfolgt die Berichterstellung von einem von der 123 Ingenieure GmbH beauftragten Rechtsanwalt.

Einen Hinweisgebersystem Anbieter mit der internen Meldestelle zu beauftragen bietet einem Unternehmen die folgenden Vorteile:

– Sichere Budgetplanung dank pauschaler Abrechnung
– Entlastung der eigenen Mitarbeiter, da keine spezielle Compliance Abteilung eingerichtet werden muss

• Schnelle Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes durch bereitgestellte Whistleblower Software

• Anspruch auf Hinweisgeberschutzgesetz-Konforme Bearbeitung eingehender Meldungen dank vertraglicher Vereinbarung mit dem beaufragten Dritten

• Vorhandene Fachkunde durch auf Hinweisgeberschutz spezialisierte Dienstleister