Hinweisgeber Software – was ist das?

Wir bieten Ihnen die Hinweisgebersoftware, die Meldestelle sowie die Betreuung und Bearbeitung der eingehenden Meldungen/ Hinweise.

Die Hinweisgeber Software oder auch Whistleblower Software meinen beide das gleiche. Die Begriffe können also synonym verwendet werden. Mit unserer Software und unseren Hinweisgeberdienstleistungen sind wir ihr kompetenter Hinweisgeberschutz Anbieter.

Hinweisgeber Software – was ist das?

Whistleblowing Software (zu deutsch – Hinweisgeber Software) bezeichnet eine spezielle Kommunikationslösung, die Unternehmen und Organisationen zur Verfügung stellen, um ihren Mitarbeitern und anderen Interessengruppen einen sicheren Kanal für den Austausch vertraulicher Informationen anzubieten. Das Hauptziel dieser Software besteht darin, Whistleblowern (Hinweisgebern) die Möglichkeit zu geben, beobachtete Verstöße oder Fehlverhalten innerhalb des Unternehmens oder der Organisation anonym und geschützt zu melden. Indem sie die Identität der Hinweisgeber schützt, ermöglicht die Whistleblowing Software eine vertrauliche Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber, beispielsweise einem Mitarbeiter, und dem Hinweisempfänger, typischerweise dem Compliance-Beauftragten des Unternehmens. Die Möglichkeit einer anonymen Kommunikation wird von vielen Whistleblowing-Software-Systemen bereitgestellt, um einen sicheren Identitätsschutz zu gewährleisten.

Sichere Whistleblowing Software gewährleistet eine anonyme Kommunikation durch ihren technischen Aufbau: Der Whistleblower nutzt eine Meldungsplattform, die über jeden Webbrowser mit Internetverbindung zugänglich ist. Diese Plattform wird nicht vom Hinweisempfänger (Unternehmen/Organisation) betrieben, sondern von dem Anbieter der Whistleblowing Software. Dadurch wird sichergestellt, dass der Hinweisempfänger keinen Zugriff auf die Nutzerdaten erhält.

Zusätzlich gewährleisten sichere Systeme, dass sämtliche Daten Ende-zu-Ende verschlüsselt werden. Nachdem der Hinweisgeber einen Hinweis abgegeben hat, wird die Nachricht von der Meldungsplattform an den Hinweisempfänger gesendet. Der Hinweisempfänger kann den erhaltenen Hinweis nun lesen, begutachten und mithilfe der Funktionen im Case-Management strukturiert und fristgerecht bearbeiten.

Im Falle von Rückfragen an den Whistleblower sendet der Hinweisempfänger eine Nachricht über das Case-Management an die Meldungsplattform. Der Hinweisgeber erhält diese Nachricht, indem er regelmäßig sein anonymes Postfach kontrolliert, das durch ein Passwort und eine ID geschützt ist. Durch diese Art der anonymen Kommunikation kann der Hinweisgeber eingehende Hinweise überprüfen und konkretisieren, ohne dabei seine Identität preiszugeben.

Welche anderweitigen Whistleblowing-Systeme gibt es?

Ombudsperson: Eine Ombudsperson ist eine neutrale und unabhängige Ansprechperson, die Hinweise persönlich entgegennimmt und vertraulich an das Unternehmen oder die Organisation weiterleitet. Diese Form des Whistleblowing-Systems bietet den Hinweisgebern die Möglichkeit, ihre Anliegen vertrauensvoll und persönlich zu besprechen, ohne die Notwendigkeit einer speziellen Software.

Telefonhotline: Unternehmen können eine spezielle Telefonhotline einrichten, über die Whistleblower ihre Hinweise telefonisch mitteilen können. Die Hinweise können entweder auf einer Mailbox hinterlassen oder in einem persönlichen Gespräch übermittelt werden. Diese Methode bietet eine direkte und persönliche Kommunikation für diejenigen, die sich mit Technologien wie Webbrowsern möglicherweise weniger vertraut fühlen.

Hinweise per Post oder eigener Briefkasten: Whistleblower haben auch die Möglichkeit, ihre Meldungen per Post zu verschicken oder sie in einem eigens dafür installierten Briefkasten einzuwerfen. Dieser physische Ansatz kann für Personen von Vorteil sein, die Bedenken hinsichtlich digitaler Kommunikation haben oder aus anderen Gründen eine traditionellere Methode bevorzugen.

Es ist wichtig, dass Unternehmen je nach ihren Bedürfnissen und der Sensibilität der Hinweise das für sie passende Whistleblowing-System wählen, um sicherzustellen, dass mögliche Verstöße und Missstände angemessen und vertraulich behandelt werden können. Oftmals werden auch kombinierte Ansätze genutzt, um den Hinweisgebern verschiedene Kanäle für die Meldung von Informationen anzubieten.

Warum ist es sinnvoll, unsere 123 Whistleblowing-Software zu nutzen?

Die Verwendung von Whistleblowing-Software hat sich als bewährte Best Practice etabliert, da andere Systeme je nach Einsatzbedingungen einige Nachteile mit sich bringen können:

Mündliche Hinweisübergabe an eine Ombudsperson: Diese Methode ermöglicht keine Anonymität für den Hinweisgeber, da er darauf vertrauen muss, dass die Ombudsperson seine Identität vertraulich behandelt. Zudem sind die Kosten für Ombudspersonen in der Regel höher als die Implementierung einer Softwaresystemlösung.

Telefon-Hotline: Auch hier besteht das Problem der fehlenden Anonymität für den Hinweisgeber. Er weiß nicht, ob seine Stimme verfremdet wird oder ob seine Telefonnummer möglicherweise zurückverfolgt werden kann. Zudem erfordert die mündliche Kommunikation eine schriftliche Übersetzung für die Dokumentation und Bearbeitung, was Missverständnisse begünstigen kann.

Übermittlung per Post: Obwohl bei Beachtung bestimmter Regeln Anonymität möglich ist, kann dennoch theoretisch nachgewiesen werden, aus welchem Drucker ein Ausdruck stammt. Öffentlich zugängliche Briefkästen bergen die Gefahr, dass Hinweisgeber beim Einwurf beobachtet werden können. Zudem ist eine Rückfrage beim Whistleblower nicht möglich, um die Plausibilität des Hinweises zu prüfen.

Whistleblowing-Software, die Anonymität gewährleistet, ist aus mehreren Gründen die bevorzugte Lösung vieler Unternehmen: Der einfache Zugang und der Schutz der Identität ermutigen zur Hinweisabgabe. Der Gang zur Ombudsperson oder das Telefonat mit einem Unbekannten erfordern Überwindung, besonders bei sensiblen Themen. Eine leicht zugängliche Webseite, von deren Sicherheit der Hinweisgeber überzeugt ist, reduziert Hemmschwellen, um Verstöße zu melden.

Natürlich sind nicht alle gemeldeten Verstöße schwerwiegend, aber ein schwerwiegender Verstoß, der nicht gemeldet wird, könnte das Potenzial haben, ein Unternehmen massiv zu schädigen. Daher haben Unternehmen ein großes Interesse daran, potenziell geschäftsgefährdende Verstöße so früh wie möglich zu erfahren, um schnell zu intervenieren. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, mit Whistleblowing-Software die Hürden für die Meldungsabgabe so gering wie möglich zu halten.

Worauf sollten Unternehmen achten, die eine Whistleblowing-Software einführen möchten?

Unternehmen und Organisationen, die ein Whistleblowing-System einführen möchten oder müssen, haben unterschiedliche Gründe dafür. Ein wesentlicher Antrieb besteht in den meisten Fällen darin, der EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Hinweisgebern zu entsprechen. Diese „Whistleblowing-Richtlinie“ verlangt von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen ab einer bestimmten Größe die Bereitstellung eines Meldekanals, der den Schutz der Identität des Hinweisgebers gewährleistet (Frist: Ende 2021). Daher sollte eine entscheidende Frage vor der Einführung einer Whistleblowing-Software sein, ob das System eine anonyme Kommunikation ermöglicht, da Anonymität der beste Schutz für die Identität ist.

Vor der Implementierung sollten auch IT-Sicherheit und Datenschutzanforderungen sorgfältig geprüft werden. Es ist essentiell zu wissen, ob und wie das System Daten verschlüsselt, um sowohl die IT-Sicherheit als auch die Datenschutzkonformität sicherzustellen. Ebenso wichtig ist der Standort der Server, auf denen die Daten gespeichert werden.

Neben den Vorgaben der EU-Richtlinie müssen auch die spezifischen Anforderungen des Unternehmens berücksichtigt werden. Ein Konzern benötigt beispielsweise eine Lösung, die eine Zuordnung von Fällen und Berechtigungen abhängig von Organisationseinheiten ermöglicht. Bei einer großen Anzahl von Hinweisen ist es ratsam, über ein System nachzudenken, das eine strukturierte Bearbeitung unterstützt. Dies kann Workflows zur standardisierten Fallbearbeitung, Vorlagen für effizientes Vorgehen und ein automatisiertes Monitoring beinhalten, das den Nutzer vor anstehenden Bearbeitungsfristen warnt.

Für kleinere Unternehmen, die nur mit wenigen Hinweisen pro Jahr rechnen, mag ein Basis-System ausreichend sein. Es ist dennoch wichtig, vor der Einführung einer Whistleblowing-Software interne Zuständigkeiten und Zugriffsrechte zu klären: Wer ist für die Bearbeitung verantwortlich? Wer hat Zugriff auf das System? Wer übernimmt die Administration? Soll das System an die zentrale Benutzerverwaltung angebunden werden? Diese Fragen sollten vor dem Kauf einer Whistleblowing-Software geklärt werden, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Lösung die internen Anforderungen erfüllen kann.

Unsere Hinweisgeber Software

Die 123 Hinweisgeber Software bietet Unternehmen und Organisationen eine unkomplizierte und hoch professionelle Lösung, zur Erfüllung der Whistlebloewer Richtlinie und des Hinweisgeberschutzgesetzes. Unsere IT Abteilung berät Sie gerne umfänglich zu unserem Whistleblowing-System und unseren Hinweisgeber Lösungen für Unternehmen und Behörden. Wir freuen uns Ihnen 360° Compliance anbieten zu können und stehen Ihnen 24/7 zur Verfügung.