DETAILS.
THEMEN.
AUTHOR.
123ingenieure
TEILEN.
Wie verarbeitet ein Hinweisgeberschutz-Beauftragter eingehende Hinweise von Hinweisgebern in die Hinweisgeber Meldestelle und was sind seine Aufgaben?
Ein Hinweisgeberschutz-Beauftragter ist eine Person oder eine Stelle, die in einer Organisation dafür verantwortlich ist, den Schutz und die Verarbeitung von Hinweisen (auch Whistleblower-Hinweise genannt) zu gewährleisten. Die genaue Vorgehensweise kann je nach Organisation variieren, aber im Allgemeinen umfasst die Verarbeitung von eingehenden Hinweisen folgende Schritte:
Hinweiseingang und Registrierung:
Wenn ein Hinweis bei der Hinweisgeber Meldestelle eingeht, wird er vom Hinweisgeberschutz-Beauftragten oder einem Teammitglied entgegengenommen. Der Hinweisgeberschutz-Beauftragte wird auch Whistleblowerschutz-Beauftragter oder Verantwortliche Person für Hinweisgeberschutz genannt. Dies kann über verschiedene Kanäle erfolgen, einschließlich eines speziellen Hinweisgebersystems, einer E-Mail-Adresse oder einer physischen Postadresse. Jeder Hinweis wird genau erfasst, indem Datum, Uhrzeit und der Übermittlungsweg vermerkt werden. Es empfiehlt sich ein professionelles Hinweisgebersystem zu nutzen. Nachfolgend finden Sie das 123Hinweisgebersystem.
Vertraulichkeit und Schutz der Identität:
Der Schutz der Identität des Hinweisgebers / Whistleblowers ist von höchster Bedeutung, um Vergeltungsmaßnahmen zu verhindern. Oft haben Hinweisgeber die Möglichkeit, anonyme Hinweise einzureichen. In Fällen, in denen der Hinweisgeber seine Identität preisgibt, wird sichergestellt, dass diese Informationen nur von einem begrenzten Personenkreis eingesehen werden, der für die Bearbeitung des Hinweises verantwortlich ist. Aus diesem Grund ist es auch so wichtig, dass die Hinweisgeber Meldestelle / Whistleblower Meldestelle das anonyme Einreichen von Hinweisen ermöglicht und gewährleistet.
Eingangsprüfung:
Jeder eingehende Hinweis wird durch den Whistleblower-Beauftragten auf Plausibilität und Relevanz geprüft. Dies beinhaltet eine erste Einschätzung, ob der Hinweis ausreichende Informationen enthält, um eine mögliche Untersuchung zu rechtfertigen. Nicht alle Hinweise erweisen sich als begründet, daher ist es wichtig, eine erste Filterung vorzunehmen. Sollte sich ein Hinweis als qualifiziert erweisen, stimmen sich unsere Hinweisgeberschutz-Beauftragten mit unseren Kooperationsanwälten für Hinweisgeberschutz ab und erarbeiten das weitere Vorgehen.
Weiterleitung an relevante Stellen:
Je nachdem, worum es in einem Hinweis geht, wird dieser an die entsprechenden Abteilungen oder Personen innerhalb der Organisation weitergeleitet. Das kann die Compliance-Abteilung, die interne Revision, die Rechtsabteilung oder andere spezialisierte Einheiten betreffen. Bei besonders schwerwiegenden Vorwürfen kann auch eine unabhängige externe Stelle hinzugezogen werden.
Untersuchung und Maßnahmen:
Diejenigen, die den Hinweis erhalten haben, beginnen mit einer gründlichen Untersuchung. Das kann die Sammlung von Beweisen, Interviews mit Betroffenen und Zeugen, die Analyse von Dokumenten und anderen relevanten Informationen umfassen. Falls der Hinweis bestätigt wird, werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um das gemeldete Fehlverhalten zu beheben. Dies können disziplinarische, rechtliche oder organisatorische Schritte sein.
Rückmeldung an den Hinweisgeber:
Der Hinweisgeberschutz-Beauftragte oder die verantwortliche Stelle hält den Hinweisgeber auf dem Laufenden. Auch dies geht mit unserem Hinweisgebersystem anonym und diskret. Der Whistleblower ist durch unsere Hinweisgebersoftware zu jeder Zeit geschützt. Je nach der Art des Hinweises und den geltenden Datenschutzbestimmungen kann der Hinweisgeber über den Fortschritt der Untersuchung und die getroffenen Maßnahmen informiert werden.
Dokumentation und Berichterstattung:
Jeder Schritt im Zusammenhang mit dem Hinweis wird ausführlich dokumentiert. Unsere Hinweisgeberschutz-Beauftragten sind geschult und fachkundig. Dies umfasst alle Maßnahmen, Kommunikation und Ergebnisse der Untersuchung. Eine umfassende Dokumentation ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Organisation im Einklang mit den rechtlichen Anforderungen agiert und eine klare Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.
Überwachung und Follow-up:
In einigen Fällen erfordert die Situation eine langfristige Überwachung, um sicherzustellen, dass die ergriffenen Maßnahmen wirksam sind und das gemeldete Fehlverhalten nicht erneut auftritt. Dies kann auch beinhalten, weitere Vorkehrungen zu treffen, um ähnliche Vorfälle in der Zukunft zu verhindern.
