Checkliste Hinweisgeberschutzgesetz

Eine Checkliste zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Eine Checkliste zum Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen kann dazu beitragen sicherzustellen, dass Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und effektive Maßnahmen zum Schutz von Hinweisgebern einführen. All diese Anforderungen können Sie auch extern durch einen Hinweisgeberschutz Dienstleister erfüllen. Hier ist eine Checkliste, die Unternehmen bei der Einrichtung der internen Hinweisgeber Meldestelle unterstützen kann:

1. Bekanntmachungspflichten:

☑️ Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über das Hinweisgeberschutzgesetz informiert werden.
☑️ Veröffentlichen Sie die notwendigen Informationen über das Gesetz in geeigneter Weise, z.B. auf Ihrer Website oder am schwarzen Brett im Unternehmen. Sie können auch jeden Mitarbeiter einzeln per Brief oder E-Mail über das neue Hinweisgeberschutzgesetz informieren.
☑️ Weisen Sie Mitarbeiter darauf hin, wie sie mögliche Verstöße melden können, und stellen Sie die im Hinweisgeberschutzgesetz geforderten Meldekanäle zur Verfügung. Die Mitarbeiter müssen einen Zugang zum Hinweisgebersystem erhalten und potenzielle Meldungen übermitteln zu können.

2. Interne Richtlinien und Verfahren:

☑️ Entwickeln Sie interne Whistleblower Richtlinien und Verfahren für die Entgegennahme und Bearbeitung von eingehenden Hinweisen.
☑️ Benennen Sie einen Verantwortlichen Whistleblower Beauftragten (auch extern möglich), der mit der Umsetzung der WhistleblowerRichtlinien beauftragt wird.
☑️ Stellen Sie sicher, dass die Verfahren den Schutz der Hinweisgeber gewährleisten und die Identität der Hinweisgeber geschützt wird.

3. Vertraulichkeit und Anonymität:

☑️ Gewährleisten Sie die Möglichkeit, Hinweise anonym und vertraulich einzureichen.
☑️ Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, wie die Vertraulichkeit ihrer Informationen geschützt wird.
☑️ Verbieten Sie jegliche Form von Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Hinweisgebern und agieren Sie nach dem Hinweisgeberschutzgesetz.

4. Kommunikation und Schulung:

☑️ Schulen Sie Mitarbeiter und Führungskräfte über das Hinweisgeberschutzgesetz und die internen Richtlinien.
☑️ Fördern Sie eine Unternehmenskultur, die die Meldung von Verstößen unterstützt und ermutigen Sie die Beschäftigten zur Abgabe von Hinweisen.
☑️ Informieren Sie die Belegschaft regelmäßig über den Hinweisgeberschutz und Aktualisierungen der Richtlinie.

5. Untersuchung und Berichterstattung:

☑️ Stellen Sie sicher, dass alle eingehenden Hinweise angemessen und innerhalb der vorgegebenen Fristen vom Hinweisgeberschutzgesetz untersucht werden.
☑️ Dokumentieren Sie die Untersuchungsschritte und -ergebnisse sorgfältig.
☑️ Berichten Sie den Hinweisgebern über den Fortschritt und das Ergebnis der Untersuchung, sofern dies die Untersuchungen nicht beeinträchtigt.

6. Berichterstattungspflichten:

☑️ Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen gem. Hinweisgeberschutzgesetz zur Berichterstattung über eingegangene Hinweise an die zuständigen Behörden.
☑️ Halten Sie alle erforderlichen Aufzeichnungen und Berichte gemäß den gesetzlichen Vorgaben bereit.

7. Compliance-Überwachung:

☑️ Implementieren Sie ein Hinweisgeber System zur regelmäßigen Überwachung und Bewertung der Hinweisgeberprogramme und -prozesse.
☑️ Passen Sie Ihre internen Richtlinien an, wenn Änderungen im Hinweisgeberschutzgesetz auftreten.

8. Reaktion auf Verstöße:

☑️ Nehmen Sie angemessene Maßnahmen gegen Personen vor, die nachweislich gegen das Hinweisgeberschutzgesetz verstoßen haben.
☑️ Überwachen Sie die Umsetzung dieser Maßnahmen und gewährleisten Sie die Integrität des Hinweisgeberschutzsystems und der Hinweisgeberschutz-Beauftragten.

9. Externe Beratung und Rechtsbeistand:

☑️ Beauftragen Sie bei Bedarf externe Rechtsanwälte oder Berater, um sicherzustellen, dass Ihr Hinweisgebersystem den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Diese Checkliste soll Ihnen als Orientierung dienen. Es ist ratsam, sich rechtzeitig mit einem Rechtsanwalt oder Experten für Hinweisgeberschutz in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen Gesetzeskonform handelt. Die 123ingenieure GmbH verfügt über geschultes Personal mit Fachkundenachweis gem. §15 Abs. 2 HinSchG. Weiterhin haben wir eine Partnerschaft mit einer Anwaltskanzlei, welche sich auf Arbeitsrecht spezialisiert hat. Wir bieten eine Komplettlösung zur Einrichtung und Leitung der Hinweisgeber Meldestelle und unterstützen unsere Kunden bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes.