Wie richte ich eine interne Hinweisgeber Meldestelle ein?

Wie richte ich eine interne Hinweisgeber Meldestelle für mein Unternehmen ein?

In Deutschland sind Unternehmen ab 50 Mitarbeitern durch das Hinweisgeberschutzgesetz dazu verpflichtet, eine Hinweisgeber Meldestelle einzurichten, zu leiten und unethisches Verhalten zu sanktionieren. In diesem Beitrag befassen wir uns mit der internen Hinweisgeber Meldestelle für Unternehmen.

Was ist eine Hinweisgeber Meldestelle?

Eine Hinweisgeber-Meldestelle (auch als Whistleblower-Meldestelle bezeichnet) ist eine Plattform, an die Mitarbeiter vertrauliche Informationen über mögliches Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten innerhalb des Unternehmens melden können, ohne Angst vor Vergeltung oder Repressalien haben zu müssen.

Warum müssen Hinweisgeber keine Vergeltung oder Repressalien befürchten?

In Deutschland werden Whistleblower durch das Hinweisgebrschutzgesetz geschützt. Wie der Name schon vermuten lässt, wurde das Gesetz dazu entwickelt, Hinweisegeber zur Abgabe von Meldungen über Fehlverhalten zu ermutigen ohne Angst vor negativen Konsequenzen für ihre Person fürchten zu müssen. Die Whistleblower haben nunmehr die Möglichkeit, Hinweise anonym abzugeben. So wird es möglich, dass die Meldungen keinem Whistleblower zugeordnet werden können. Durch diese Regularien hat der Gesetzgeber ein Umfeld der Sicherheit für Hinweisgebende Personen geschaffen.

Welche Anforderungen muss das interne Hinweisgeber System erfüllen?

Unternehmen ab 50 Beschäftigten sind in Deutschland dazu verpflichtet, ein System zur Annahme und Verarbeitung von Hinweisen zu implementieren. Es sollte klar definiert werden, wie solche Informationen übermittelt, bewertet und eventuell weiter verfolgt werden. Ein betriebsinternes Hinweisgeber Meldesystem, gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz für Informanten, sollte folgende Kriterien erfüllen:

Das Hinweisgeber Meldesystem muss diskret vorgehen und die Anonymität des Informanten gewährleisten.

Es sollte unparteiisch sein und frei von jeglichen Interessenskonflikten.

Es sollte effizient sein, eingehende Informationen innerhalb der gesetzlichen Vorgaben überprüfen und dem Whistleblower Feedback geben.

Es muss datenschutzgerecht agieren und darf keine Daten ohne Berechtigung weitergeben.

Auch der Staat stellt externe Meldesysteme bereit, an die sich Angestellte richten können. Bevorzugt sollten jedoch die betriebsinternen Whistleblower Meldesysteme umgesetz werden. Softwarelösungen für Informanten, ergänzt durch rechtliche Dienstleistungen, erleichtern die Implementierung solcher Systeme.

Das Aufsetzen eines betriebsinternen Meldesystems kann für Unternehmen komplex sein. Eine Whistleblower Softwarelösung für Informanten stellt jedoch einen zentralen Bestandteil dar, um sichere und vertrauliche Übermittlungen zu ermöglichen. Eine optimale Lösung stellt deshalb nur eine vollumfängliche Hinweisgeber Software dar, welche kombiniert mit einer Rechtsberatung ein vollwertiges Hinweisgebersystem ergibt. In der Praxis greifen Unternehmen aus diesem Grund häufig auf externe Hinweisgebersystem-Anbieter zurück, welche die interne Hinweisgeber Meldestelle einrichten und leiten. Dadurch kann das Unternehmen den gesamten Ablauf des Meldesystems über eine standardisierte Methode auslagern und spart sich damit umfangreiche betriebsinterne Anstrengungen.