Hinweisgeberschutzgesetz umsetzen – wie geht das?

Das seit dem 2. Juli 2023 in Kraft getretene Hinweisgeberschutzgesetz dient zum Schutz von Whistleblowern und Hinweisgebern. Haben Sie die Verpflichtungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz schon umgesetzt? Wollen Sie wissen ob Sie überhaupt vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffen sind? Wir haben eine Hinweisgeberschutzgesetz Checkliste und zeigen Ihnen, wie Sie die interne Meldestelle über einen Hinweisgeber System Anbieter clever outsourcen können.

Schritt 1: Hinweisgeberschutzgesetz – ist mein Unternehmen betroffen?

Unternehmen ab 250 Beschäftigten: Sie müssen seit dem 02.07.2023 eine interne Meldestelle eingerichtet haben und Whistleblowern die Möglichkeit geben, Hinweise vertraulich abzugeben. Sie sind spät dran und benötigen sofort ein Hinweisgeber System? Dann kontaktieren Sie unsere Hinweisgeberschutz Experten und wir übernehmen die Einrichtung vom Hinweisgebersystem innerhalb von 7 min.
Unternehmen ab 50-249 Beschäftigten: Sie benötigen ab dem 17.12.2023 eine interne Meldestelle. Wir richten Ihnen Ihre interne Meldestelle bereits heute kostenfrei ein und berechnen erst am dem Hinweisgeberschutz Gesetz Stichtag 17.12.2023.
Unternehmen mit unter 50 Beschäftigten: Sie sind grundsätzlich nicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet, wenn Ihr Unternehmen nicht unter die besonderen Vorschriften fällt. Darunter fallen beispielsweise Unternehmen in der Finanz- und Versicherungsbranche. Bin ich vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffen? Fragen Sie einfach einen unserer Hinweisgeberschutz Experten und kontaktieren Sie uns.

Schritt 2: Den Meldekanal einrichten – wie geht das?

Der Meldekanal ist das Kommunikationsmittel, über das Hinweise an die interne Meldestelle gelangen. Der einfachste Weg ist es, ein digitales Hinweisgeber System zu nutzen, da ein digitaler Meldekanal und die interne Meldestelle Software innerhalb von 7 min. eingerichtet werden kann und kein Eingriff in Ihr Intranet notwendig ist. Außerdem kann so die Vertraulichkeit des Meldekanals gewährleistet werden.
Richten Sie automatisierte Verfahren zur Einordnung eingehender Meldungen ein. Sie könne zum Beispiel eingehende Meldungen Kategorien wie: Korruption, Betrug oder Geldwäsche zuordnen. Unser 123 Hinweisgebersystem ist eine vollwertige interne Meldestelle und verfügt über automatisierte Prozesse zur effizienten Bearbeitung von Hinweisen.

Vergewissern Sie sich, dass die Daten Ihrer internen Meldestelle DSGVO Konform gesichert werden. Alle Daten des 123 Hinweisgebersystem werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert.

Schritt 3: interne Meldestelle einrichten – wie geht das?

Prüfen Sie, ob Sie einen Ihrer Beschäftigen mit der Aufgabe betrauen können, Hinweise entgegen zu nehmen und zu prüfen.
Vergewissern Sie sich, dass der zuständige Mitarbeiter die notwendige Fachkunde gemäß § 15 Abs. 2 Hinweisgeberschutzgesetz besitzt. Nur so ist er geeignet und autorisiert, die interne Meldestelle zu leiten und Hinweise entgegenzunehmen.
Stellen Sie sicher, dass der Meldestellen Beauftragte unabhängig ist und definieren Sie ganz klar, welcher Mitarbeiter Zugriff auf die interne Meldestelle hat. Nur so werden Hinweisgeber geschützt.
Ziehen Sie die Auslagerung der Betreuung und Leitung der internen Meldestelle an einen Dienstleister in Betracht, wenn Sie nicht 100% sicher sind, dass ein Verantwortlicher in Ihrem Unternehmen diese Aufgabe unparteiisch ausüben kann. So vermeiden Sie Interessenskonflikte innerhalb des Unternehmens. Die 123 Ingenieure GmbH verfügt über fachkundige Ombudspersonen und bietet einen Hinweisgeber System Service, der auch die Leitung und Fallbearbeitung der internen Meldestelle beinhaltet.

Schritt 4: interne Meldestelle durch externen Dienstleister leiten lassen

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, einen externen Dienstleister als Hinweisgeberschutz Beauftragten zu beauftragen, stellen Sie sicher, dass der Dienstleister über die notwenige Fachkunde im Hinweisgeberschutz verfügt. Die Whistleblower Beauftragten der 123 Ingenieure GmbH verfügen über einen Fachkundenachweis § 15 Abs. 2 HinSchG.
Lassen Sie sich eine Unternehmensrichtlinie zum Hinweisgeberschutzgesetz vom externen Dienstleister erstellen.
Lassen Sie sich die den Meldekanal und die interne Meldestelle vom externen Dienstleister einrichten. Das 123 Hinweisgebersystem ist eine All-in-One Lösung, welche Ihnen neben der notwendigen Software auch fachkundige Ombudsperson stellt, welche die Hinweise entgegen nehmen, prüfen und bei Bedarf interne Untersuchungen vornimmt.
Lesen Sie sich den Vertrag mit Ihrem externen Dienstleiser genau durch. Hier werden die Zuständigkeiten, Pflichten und Rechte zur Erfüllung des Hinweisgeberschutzgesetz genau definiert.

Schritt 5: Beschäftigte im Unternehmen über das Hinweisgeber System informieren

Informieren Sie Ihre Beschäftigten über die Inhalte des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Weisen Sie Ihre Beschäftigten auf die Möglichkeit der vertraulichen Meldung von Verstößen oder Missständen im Unternehmen hin.
Verdeutlichen Sie Ihren Beschäftigten dass Sie nach dem Hinweisgeberschutzgesetz vor Repressalien geschützt sind.
Die 123 Ingenieure GmbH verfügt über vorgefertigte Informationsschreiben für Ihre Beschäftigten. So können Sie Ihre Beschäftigten über das Hinweisgeberschutzgesetz informieren.

Schritt 6: Zusammenfassung

Zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetz bietet ein Whistleblower Software Anbieter viele Vorteile. Ein Hinweisgeberschutz Dienstleister übernimmt die Erfüllung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen. Er schützt Sie vor Interessenskonflikten im Unternehmen. Außerdem sind die Kosten für ein Hinweisgeber System vertraglich geregelt und bietet Ihnen eine sichere Budgetplanung.