Hinweisgeberschutz erklärt.

Hinweisgeberschutzgesetz – Die Anforderungen an die Ombudsperson

In einer Welt, in der die Ethik und Integrität von Unternehmen immer wichtiger werden, ist der Schutz von Hinweisgebern von entscheidender Bedeutung. Das Hinweisgeberschutzgesetz, das in Deutschland im Jahr 2023 in Kraft getreten ist, legt die rechtlichen Grundlagen für den Schutz von Whistleblowern fest. Eine der Schlüsselkomponenten des Hinweisgeberschutzgesetzes ist die Rolle der Ombudsperson, welche auch Whistleblower- oder Hinweisgeberschutz-Beauftragter genannt wird. In diesem Blogbeitrag werden wir uns genauer damit befassen, was eine Ombudsperson ist und welche Anforderungen an die Ombudsperson gestellt werden.

Die Rolle einer Ombudsperson im Hinweisgeberschutzgesetz

Eine Ombudsperson spielt eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes. Aus diesem Grund wird diese auch Hinweisgeberschutz-Beauftragter oder Whistleblower-Beauftragter genannt. Sie ist eine neutrale und unabhängige Person, die von einem Unternehmen oder einer Behörde ernannt wird, um als Ansprechpartner für Hinweisgeber zu dienen. Die Hauptaufgabe einer Ombudsperson besteht darin, die Identität der Hinweisgeber zu schützen und sicherzustellen, dass die eingehenden Meldungen ordnungsgemäß bearbeitet werden.

Ein Whistleblower Beauftragter sollte in der Lage sein, die Interessen sowohl der Hinweisgeber als auch des Unternehmens, für welches sie tätig ist, ausgewogen zu berücksichtigen. Dies erfordert ein hohes Maß an Unabhängigkeit und Neutralität.

Diese Eigenschaften muss eine professionelle Ombudsperson mitbringen

Damit der Hinweisgeberschutz-Beauftragte seinem Namen gerecht wird und zielführend arbeiten kann, müssen bestimmte Anforderungen erfüllt sein:

1. Unabhängigkeit und Neutralität: Eine Ombudsperson darf keine Interessenkonflikte haben, die ihre Unabhängigkeit oder Neutralität beeinträchtigen könnten. Sie sollte keine direkten finanziellen oder persönlichen Verbindungen zum Unternehmen oder zur Organisation haben. Es empfiehlt sich daher eine gesonderte Compliance Abteilung einzurichten oder auf einen externen Compliance Dienstleister zurückzugreifen.

2. Vertraulichkeit: Die Ombudsperson muss sicherstellen, dass alle Meldungen und Gespräche mit Hinweisgebern vertraulich behandelt werden. Dies ist entscheidend, um die Identität der Hinweisgeber zu schützen und mögliche Repressalien zu verhindern.

3. Fachliche Kompetenz: Eine Ombudsperson sollte über die notwendige Fachkunde und die Erfahrung verfügen, um komplexe Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz und Arbeitsrecht zu verstehen und angemessen zu behandeln. Es eignen sich also besonders Personen mit einer rechtlichen Ausbildung wie Wirtschaftsjuristen oder Rechtsanwälte für die Tätigkeit als Ombudsperson.

4. Kommunikationsfähigkeiten: Eine Ombudsperson sollte in der Lage sein, effektiv mit Hinweisgebern, Führungskräften und anderen relevanten Parteien zu kommunizieren. Dies umfasst die Fähigkeit, auf Beschwerden einzugehen und Lösungen zu finden.

5. Transparenz: Eine Ombudsperson sollte transparent über ihre Rolle und Verantwortlichkeiten informieren. Dies hilft, das Vertrauen der Hinweisgeber und der Unternehmen in die Hinweisgeber Meldestelle zu stärken.

6. Zugänglichkeit: Die Ombudsperson sollte für Hinweisgeber leicht erreichbar sein, sei es persönlich, per E-Mail oder telefonisch. Die Schaffung einer niedrigschwelligen Anlaufstelle ist entscheidend, um Hinweisgeber zu ermutigen, sich bei der Ombudsperson zu melden.

7. Dokumentation: Die Ombudsperson sollte Meldungen und Maßnahmen angemessen dokumentieren, um eine ordnungsgemäße Nachverfolgung und Überprüfung sicherzustellen. Die Vorschriften zur Dokumentation finden man in den entsprechenden Rechtsvorschriften.

Externe Ombudsperson schafft vertrauen

Natürlich ist es möglich und sinnvoll, eine externe, vom Unternehmen entkoppelte Person mit den Aufgaben des Hinweisgeberschutz-Beauftragten zu betrauen. Ein externer Whistleblower Beauftragter schafft vertrauen gegenüber den Mitarbeitern und sorgt dafür, dass möglichst jeder Hinweis tatsächlich abgegeben wird.

Fazit – Das macht eine professionelle Ombudsperson so wichtig:

Eine Ombudsperson, auch Hinweisgeberschutz Beauftragter genannt, spielt eine entscheidende Rolle im Hinweisgeberschutzgesetz, indem sie die Interessen der Hinweisgeber schützt und sicherstellt, dass eingehende Meldungen angemessen behandelt werden. Um diese Rolle effektiv ausüben zu können, sind Unabhängigkeit, Neutralität, Vertraulichkeit und Fachkompetenz von entscheidender Bedeutung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die richtigen Personen ernennen, um die Anforderungen des Gesetzes zu erfüllen und einen effektiven Schutz für Hinweisgeber zu gewährleisten. Nur so kann das Vertrauen in die Integrität von Unternehmen gestärkt werden.