Hinweisgeberschutzgesetz interne Meldestelle führen – Eigene Mitarbeiter oder externer Dienstleister?
Was ist die interne Meldestelle?
Mit dem am 2. Juli in Kraft getretenen Hinweisgeberschutzgesetz wurde die EU Whistleblower Richtlinie in nationales Recht umgesetzt, das Gesetz für einen besseren Schutz hinwiesgebender Personen (HinSchG), werden Unternehmen ab 50 Mitarbeitern zur Umsetzung der Whistleblower Richtlinie verpflichtet. Zur Erfüllung des Hinweisgeberschutzgesetzes müssen Unternehmen eine interne Meldestelle einrichten, bei der Whistleblower über einen Meldekanal Hinweise abgeben können. Diese interne Meldestelle muss Hinweisgebern die möglichkeit geben, Hinweise mündlich, schriftlich oder persönlich abzugeben. Die Meldungen müssen dann von der internen Meldestelle bearbeitet werden. Aber wer kümmert sich um Hinweise die bei der internen Meldestelle eingehen? Die interne Meldestelle kann von einem Mitarbeiter des Unternehmens geführt werden. Dieser Mitarbeiter muss fachkundig gem. § 15 Absatz 2 HinSchG sein. Der Mitarbeiter muss außerdem unabhängig sein. Das kann bei mittelständischen Unternehmen schwer umsetzbar sein, da sich die Mitarbeiter in der Regel kennen und es keine unabhängige Compliance Abteilung gibt. Um Bußgelder zu vermeiden, empfiehlt es sich, einem externen Dienstleister zu beauftragen, der die interne Meldestelle einzurichten und eingehende Hinweise zu bearbeiten.
Die interne Meldestelle – Vorteile externer Dienstleister
Der größte Vorteil bei einem externen Dienstleister ist die Unabhängigkeit gemaß § 15 Abs. 1 HinSchG. ) Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen müssen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sein. Weiterhin müssen die beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen, § 15 Abs. 2 HinSchG. Die Hinweisgeberschutz Beauftragten der 123 Ingenieure GmbH verfügen über diese Fachkunde und einen Fachkunde-Nachweis. Ein weiterer Vorteil ist die sichere Budgetplanung und die vorher vertraglich vereinbarten Kosten der internen Meldestelle. Wenn ein Mitarbeiter mit der Aufgabe betraut wird, muss dieser eventuell Seminare besuchen, um die Fachkunde zu erlangen. Weiterhin kann die Fluktuation dazu führen, dass der Mitarbeiter ausfällt und regelmäßig neue Mitarbeiter geschult werden müssen. Für die Betreuung der internen Meldestelle fallen außerdem anteilige Lohn- und Gehaltskosten an, welche schwer zu kalkulieren sind. Wir von der 123 Ingenieure GmbH vereinbaren die Kosten des Hinweisgeber Systems in einem Dienstleistungsvertrag mit Ihnen. Es wird nach pauschalen Fixpreisen abgerechnet, die sich nach der Mitarbeiteranzahl Ihres Unternehmens richten. Weiterhin stellen wir Ihnen die Whistleblower Software und übernehmen die gesamte Einrichtung der internen Meldestelle. Wir Informieren auch Ihre Mitarbeiter über den Meldekanal. Das gibt Ihnen Sicherheit bei der Planung der Kosten eines Hinweisgeber Systems.
Hinweisgeberschutzgesetz – Was ist die notwenige Fachkunde und wie erlange ich diese?
Das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt im § 15 (2) HinSchG, dass die mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen. Aber was ist die notwendige Fachkunde Hinweisgeberschutzgesetz? Und wie bekomme ich die
notwenige Hinweisgeberschutzgesetz Fachkunde? Es gibt verschiedene Anwaltskanzleien oder Compliance Anbieter, die extra Schulungen und Seminare zum Hinweisgeberschutzgesetz abhalten. Die Kosten für ein Seminar zum Hinweisgeberschutzgesetz oder eine Schulung zum Erwerb der Hinweisgeberschutzgesetz Fachkunde betragen ca 800-1200€ pro Teilnehmer. Die Fachkunde Seminare dauern in der Regel 1-2 Tage. Sollte ein Mitarbeiter in eine andere Abteilung verlegt werden, das Unternehmen verlassen oder seine Arbeitszeit reduzieren, muss ein neuer Mitarbeiter mit der Aufgabe der Betreuung der internen Meldestelle geschult werden. Es kann daher vorteilhaft sein, einen externen Hinweisgeber System Dienstleister mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu beauftragen, da diese Anbieter in der Regel über mehrere Mitarbeiter mit der notwendigen Fachkunde über das Hinweisgeberschutzgesetz verfügen. Außerdem verpflichtet sich ein Hinweisgeber System Dienstleister wie die 123 Ingenieure GmbH zur lückenlosen Leitung ihrer internen Meldestelle. Sie brauchen sich also keine Sorgen über die Schulung eigener Mitarbeiter machen, wenn Sie einen externen Dienstleister mit der Internen Meldestelle, den Meldekanälen und der Whistleblower Software beauftragen.
Hinweisgeberschutzgesetz – was machen bei einem Hinweis an die interne Meldestelle?
Wenn ein Hinweis durch einen Whistleblower bei der internen Meldestelle eingeht, muss dieser nach den Vorgaben aus dem Hinweisgeberschutzgesetz bearbeitet werden. Der Schutz der hinweisgebenden Person steht dabei im Vordergrund. Ein Hinweisgeber muss vor Repressalien geschützt werden. Die Identität der hinweisgebenden Person muss geschützt werden und der Hinweis muss vertraulich behandelt werden. Der Eingang ener Meldung muss dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden, § 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG. Es muss geprüft werden, ob das Hinweisgeberschutzgesetz anwendbar ist. Wenn das Hinweisgeberschutzgesetz anwendbar ist, muss der Hinweisgeber eine Rückmeldung über ergriffene oder geplante Maßnahmen erhalten. Maßnahmen können interne Untersuchungen, Nachforschungen sowie deren Folgemaßnahmen sein, § 18 HinSchG. Das Verfahren kann aus Mangel an Beweisen abgeschlossen werden oder das Verfahren kann an andere Organisationseinheiten oder Behörden abgegeben werden. Die Einrichtung und Leitung der Meldekanäle und internen Meldestelle kann ihnen ein externer Dienstleister abnehmen, den Sie mit der Einrichtung und Leitung der internen Meldestelle Beauftragten. Der externe Dienstleister kann Ihnen auch eine Whistleblower Software bereitstellen. Das 123 Hinweisgebersystem ist eine All-in-One Lösung zu Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetz. Kontaktieren Sie hierzu gerne unsere Hinweisgeberschutz Experten.
