Gesetzliche Anforderungen an die Hinweisgeber Meldestelle
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist seit dem 02. Juli 2023 in Kraft. Doch welche gesetzlichen Anforderungen stellt es an die interne Meldestelle? Das erklären wir Ihnen in unserem heutigen Blogbeitrag.
Interne Meldestelle – welche Fristen gelten?
Frist zur Einrichtung der Hinweisgeber Meldestelle: Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz wird die EU-Whistleblower Richtlinie in nationales Recht umgesetzt. Das Gesetz sieht umfassende Regelungen zum Schutz von Hinweisgebern vor. Eine der wichtigsten Fragen bei Gesetzen lautet wie immer: Welche Fristen gibt es? Da gibt es erst einmal die Frist zur Einrichtung der internen Meldestelle. Unternehmen ab 250 Mitarbeiter müssen eine interne Meldestelle bis zum 02. Juli 2023 eingerichtet haben. Der § 42 HinSchG gewährt Unternehmen mit 50-249 Mitarbeitern eine Übergangsregelung. Diese Unternehmen haben demnach bis zum 17. Dezember 2023 Zeit, die interne Meldestelle im Unternehmen einzurichten.
Frist zur Bearbeitung von Hinweisen
Mit der Einrichtung der internen Meldestelle wird die Plattform zum besonderen Schutz hinweisgebender Personen innerhalb des Unternehmens geschaffen. Über einen Meldekanal kann ein Whistleblower nun vertraulich von ihm beobachtete Missstände oder Verstöße an die interne Meldestelle übermitteln. Diese Hinweise muss die interne Meldestelle gemäß Hinweisgeberschutzgesetz dann bearbeiten. Und auch hier sind genaue Fristen eingehender Meldungen im § 17 HinSchG geregelt: Zunächst muss die interne Meldestelle der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung innerhalb von 7 Tagen bestätigen. Dies kann eine einfache Eingangsbestätigung sein, wie man Sie auch aus anderen Geschäftsbereichen kennt. Zu beachten ist hier allerdings, dass die Kommunikation über das vertrauliche Meldesystem erfolgt. Daher ist von Beginn an darauf zu achten, sich für ein Hinweisgeber System zu entscheiden, welches digital abrufbar ist, die Daten DSGVO Konform verarbeitet und rund um die Uhr abrufbar ist. Nun beginnt die eigentliche Arbeit der Meldestellen Beauftragten. Sie prüfen den sachlichen Anwendungsbereich vom Hinweisgeberschutzgesetz, halten bei Bedarf Rücksprache mit dem Hinweisgeber, prüfen die Stichhaltigkeit des Meldung und leiten interne Untersuchungen oder Folgemaßnahmen ein. Der § 17 Abs. 2 HinSchG schreibt vor, dass die interne Meldestelle dem Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten nach der Eingangsbestätigung eine Rückmeldung geben muss. Die Rückmeldung muss geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe dafür enthalten.
Fazit
Das Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen betrifft tausende Unternehmen in Deutschland. Viele Unternehmen, die bisher über keine interne Compliance Abteilung verfügen, stellt das Gesetz vor eine große Herausforderung. Es müssen personelle Kapazitäten geschaffen werden, um die interne Meldestelle zu betreiben und es müssen Fachkunde Schulungen oder Seminare zum Hinweisgeberschutz durchgeführt werden. Bei kleinen Unternehmen kommt das Risiko eventueller Interessenskonflikte vor dem Hintergrund der Unabhängigkeit der Meldestellen Beauftragten hinzu. Für viele Unternehmen ist die einfache und kostengünstige Lösung, einen externen Hinweisgeber System Anbieter mit dem Betreiben der internen Meldestelle zu beauftragen. Durch das Outsourcen der internen Meldestelle sparen sich Unternehmen teure Mitarbeiterschulungen, vermeiden das Risiko der Neubesetzung von den Meldestellen Beauftragten durch Fluktuation und profitieren von der Expertise eines Meldestellen Anbieters und können sich so besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Sie haben Fragen zum Hinweisgeberschutzgesetz oder suchen einen Dienstleister für die interne Meldestelle? Dann kontaktieren Sie doch gleich unsere Experten und Hinweisgeberschutz Beauftragten! Wir beraten Sie gern und kostenfrei zum Thema Hinweisgeberschutz.
