Zugriff von überall
Egal von wo Ihre Mitarbeiter arbeiten, sie können sich ganz einfach online in den Kundenbereich einloggen und Dokumente hochladen, herunterladen, einsehen und prüfen.
123DocuCloudDigitale Arbeitsschutzdokumentation
Arbeitsschutzunterlagen digital verwalten in der 123 DocuCloud
Einfacher geht Arbeitsschutzdokumentation nicht: Mit der 123DocuCloud, dem digitalen Kundenportal der 123Ingenieure GmbH, behalten Sie alle Arbeitsschutzunterlagen im Blick. Hier können Sie Ihre Dokumente einfach hochladen, von Gefährdungsbeurteilungen über Unterweisungsnachweise bis hin zu Mängelberichten und Fotos von Ihren Unternehmensstandorten.
Ihr persönlicher Betreuer der 123Ingenieure GmbH ordnet jede Datei im Kundenportal dem richtigen Standort und dem passenden Bereich zu, prüft sie und bearbeitet sie bei Bedarf. Danach liegen Ihre Arbeitsschutzunterlagen geordnet an einem Ort, rund um die Uhr abrufbar, zu 100 % rechtssicher und datenschutzkonform gespeichert auf Servern in Deutschland.
Verschlüsselt gespeichertVirenscan bei jedem Upload
5,0 73 Bewertungen bei Google
- Zulassung bei allen 9 gewerblichen BG
- Mitglied im VBI und im VDI
Kundenportal
Wir machen Ihren Arbeitsschutz einfacher
Die 123Ingenieure GmbH hat es sich zur Aufgabe gemacht, das kundenfreundlichste Unternehmen im Bereich Arbeitsschutz zu werden. Ein wichtiger Baustein auf diesem Weg ist die Beschleunigung und Vereinfachung von Kommunikation und Dokumentation in allen Bereichen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes. Das Ergebnis ist unser digitales Kundenportal, die 123DocuCloud, die allen unseren Bestandskunden kostenlos zur Verfügung steht.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Kinderleichte Benutzeroberfläche
Die 123 DocuCloud versteht jeder. Somit wird die Nutzung zum Kinderspiel und Mitarbeiter erfreuen sich an einfachen und funktionalen Lösungen.
Kostenlos für Bestandskunden
Für Bestandskunden ist die Nutzung unserer digitalen Schnittstelle kostenfrei. Wir möchten effizient und zeitgemäß mit Ihnen arbeiten. Deshalb ist unser Portal kostenfrei.
Absolut rechtssicher
Sie haben Dokumentationspflichten, wir die einwandfreie Lösung. Die Arbeitsschutzdokumentation wird schnell, störungsfrei und pragmatisch absolut rechtssicher gelöst.
Video
Die 123 DocuCloud einfach erklärt
Video abspielen Erklärvideo, rund 1:35 Minuten
Ordnung
Unauffindbare Arbeitsschutzunterlagen sind Schnee von gestern
In vielen Unternehmen liegen die Arbeitsschutzunterlagen an verschiedenen Stellen. Ein Teil steckt in einem der zahlreichen Ordner auf dem Rechner in der Verwaltung, weitere in diversen E-Mail-Anhängen, der Rest in Aktenordnern an unterschiedlichen Standorten. Solange nichts passiert, fällt das niemandem auf.
Schwierig wird es, sobald eine Betriebsbesichtigung durch die Berufsgenossenschaft, ein internes Audit oder ein Prüftermin für eine ISO-Zertifizierung ansteht. Dann müssen Sie oft relativ kurzfristig nachweisen, dass Sie Ihren gesetzlichen Dokumentationspflichten nachgekommen sind und alle relevanten Arbeitsschutzdokumente in einer aktuellen Version vorlegen können. Wer dann erst alles zusammensuchen muss, verliert Zeit und Nerven. Fehlt dann auch noch ein Nachweis, können Sie bei einer Prüfung schnell in Erklärungsnot geraten.
Die 123DocuCloud löst dieses Problem, indem alle Arbeitsschutzunterlagen an einem Ort liegen und ein fester Ansprechpartner diese für Sie pflegt und aktuell hält.
Infoflyer zu unserem Kundenportal
Hier können Sie sich den Infoflyer zur 123 DocuCloud downloaden.
Pflichten
Welche Arbeitsschutzunterlagen sollten Sie immer zur Hand haben?
Als Arbeitgeber müssen Sie an oberster Stelle eine Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung (gemäß § 5 ArbSchG „Beurteilung der Arbeitsbedingungen“) vorweisen können, die zeigt, welche Gefährdungen es in Ihrem Unternehmen gibt, welche Schutzmaßnahmen Sie festgelegt haben und ob sich diese Maßnahmen als ausreichend erwiesen haben (§ 6 ArbSchG „Dokumentation“).
Die Pflicht, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen, zu dokumentieren und an geänderte Gegebenheiten anzupassen, trifft jedes Unternehmen, unabhängig von der Branche bereits ab dem ersten Mitarbeiter. Über das Arbeitsschutzgesetz hinaus verlangen weitere Vorschriften eine Dokumentation, etwa das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG), die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) und die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV).
In der Praxis sammeln sich dadurch viele verschiedene Arbeitsschutzdokumente an. Dazu gehören neben der Gefährdungsbeurteilung üblicherweise auch:
- Betriebsanweisungen für den sicheren Umgang mit Maschinen, Anlagen und Gefahrstoffen
- Unterweisungsnachweise, mit denen Ihre Mitarbeiter die Teilnahme an der Unterweisung per Unterschrift bestätigen
- Prüfprotokolle, etwa zur DGUV V3 Prüfung für Ihre elektrischen Anlagen und Betriebsmittel, zu Leitern, Regalen oder anderen Arbeitsmitteln wie Gabelstapler und Hubwagen (sog. DGUV-Flurförderzeuge)
- Protokolle der vierteljährlichen Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses, kurz ASA-Protokolle
- Nachweise zur arbeitsmedizinischen Vorsorge in der Vorsorgekartei
- Unterlagen zum Brandschutz
- die Dokumentation von Arbeitsunfällen
In der 123DocuCloud liegen diese Arbeitsschutzunterlagen gebündelt vor, statt über mehrere Rechner, Ordner und Standorte verteilt zu sein.
Arbeitsmedizin
Ihre arbeitsmedizinische Vorsorgekartei in der 123DocuCloud
Als Arbeitgeber müssen Sie auf Grundlage Ihrer Gefährdungsbeurteilung für eine angemessene arbeitsmedizinische Vorsorge durch einen Betriebsarzt sorgen. Dazu gehört auch das Führen einer Vorsorgekartei. Darin wird festgehalten, wann und aus welchem Anlass eine arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat und auch, wann die nächste Vorsorge stattfinden wird.
Vorgeschrieben ist die Kartei in der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge, in § 3 Abs. 4 ArbMedVV („Allgemeine Pflichten des Arbeitgebers“).
In der 123DocuCloud können Sie neben Ihren Arbeitsschutzunterlagen auch die Vorsorgekartei für Ihre Mitarbeiter führen. Weiterführende Informationen dazu finden Sie auf unserer Seite zur Vorsorgekartei.
So funktioniert es
So verwalten Sie Ihre Arbeitsschutzunterlagen ohne Aufwand
Im Gegensatz zu anderen Lösungen müssen Sie in unserem Kundenportal keine Ordner anlegen, Dateien benennen und alles sauber einsortieren. Alles, was Sie in der 123DocuCloud machen müssen, ist, Ihre Unterlagen wie Vorsorgebescheinigungen, Arbeitsschutzdokumente und Fotos hochzuladen. Den Rest übernimmt Ihr persönlicher Betreuer der 123Ingenieure GmbH.
In drei Schritten landen Ihre Unterlagen am richtigen Platz:
1
Sie laden hoch, was in Ihrem Unternehmen im Bereich Arbeitsschutz gerade anfällt. Das kann eine Gefährdungsbeurteilung, ein Mängelbericht, eine Unterweisung, ein Prüfprotokoll oder Fotos von Ihrem Standort sein. Auch mehrere Dateien als PDF oder Bild auf einmal hochzuladen ist kein Problem.
2
Ihr persönlicher Betreuer von 123Ingenieure sieht den Eingang. Er ordnet jedes Dokument dem passenden Standort und Bereich zu, prüft den Inhalt und bearbeitet ihn bei Bedarf weiter.
3
Sie können Ihre Arbeitsschutzunterlagen 24/7 abrufen. Im Dashboard sehen Sie Ihre Standorte, Ihre Jahresberichte, Ihre Betreuungsnachweise und die Onboarding-Unterlagen auf einen Blick.
So einfach war die Verwaltung Ihrer Arbeitsschutzunterlagen noch nie. Und Sie müssen sich nie wieder durch Ordner und E-Mail-Anhänge arbeiten.
Kontakt
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Erhalten Sie jetzt kostenlos und unverbindlich Ihr Angebot.
*Pflichtfeld Bitte beachten Sie unsere Datenschutzerklärung.
Aus unserem Team
Zwei von über 70 Experten
Thomas
Arbeitssicherheit und Prüfservice
Warum 123Ingenieure?
„Wegen der Mischung im Team. Junge Kollegen und alte Hasen arbeiten bei uns eng zusammen, und ich lerne von beiden Seiten dazu.“
Was mir gefällt
„Die vielen unterschiedlichen Betriebe, die wir betreuen. Überall sehen die Gefährdungen anders aus, und ich muss mich jedes Mal neu hineindenken. Langweilig wird es nie.“
Saskia
Backoffice
Warum 123Ingenieure?
„Weil ich hier mit Kunden aus allen Branchen zu tun habe. Ein Industriebetrieb tickt anders als eine Spedition oder eine Behörde, das macht meine Arbeit abwechslungsreich.“
Was mir gefällt
„Das Miteinander von Jung und Alt. Die Erfahrenen wissen, worauf es in der Praxis ankommt, die Jüngeren bringen neue Ideen mit. Das ergänzt sich gut.“
Auf einen Blick
Was bringt Ihnen die 123DocuCloud? Ihre Vorteile auf einen Blick!
- Nach einer kurzen Einführung durch Ihren persönlichen Betreuer können Sie unser Kundenportal einfach, intuitiv und kostenlos nutzen.
- Die Kontaktdaten Ihres persönlichen Betreuers finden Sie im Dashboard, wo dessen Telefonnummer und E-Mail-Adresse hinterlegt sind.
- Sie und zugriffsberechtigte Mitarbeiter haben rund um die Uhr Zugriff auf Ihre Arbeitsschutzunterlagen und können sie von jedem Standort und von jedem Gerät mit Internetzugang abrufen.
- Ihre Daten werden unter Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf deutschen Servern verarbeitet und umfassend vor unbefugtem Zugriff geschützt.
- Die Dokumentation Ihrer Arbeitsschutzunterlagen erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen aus § 6 ArbSchG („Dokumentation“).
- Über die Funktion „Arbeitsunfall melden“ können Sie das Formular Unfallanzeige herunterladen, ausfüllen und dieses bei meldepflichtigen Arbeitsunfällen an die zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse weiterleiten (gemäß § 193 SGB VII „Pflicht zur Anzeige eines Versicherungsfalls durch die Unternehmer“) und anschließend in der 123DocuCloud hochladen.
- Über unsere Feedback-Funktion können Sie ein Problem melden, eine Frage stellen, einen Vorschlag machen, Lob oder Kritik äußern oder ein Angebot anfragen. Jeder Eintrag bleibt in der Feedback-Historie gespeichert. So können Sie bei einer Besichtigung durch die Berufsgenossenschaft oder eine Aufsichtsbehörde nachsehen, ob und wann Sie ein Problem gemeldet haben und wann es behoben wurde.
Was passiert, wenn die Berufsgenossenschaft prüft?
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen wird für eine Erst- oder Folgekontrolle durch die Berufsgenossenschaft oder eine Aufsichtsbehörde ausgewählt oder gar unangekündigt besichtigt?
Als Bestandskunde der 123Ingenieure GmbH können Sie einer solchen Prüfung gelassen entgegensehen. Ein kurzer Einblick in Ihre 123DocuCloud genügt: Der Prüfer findet alle Dokumente geordnet, strukturiert und rechtssicher aufbereitet vor. So können Sie im Handumdrehen nachweisen, dass der Arbeitsschutz in Ihrem Unternehmen vollumfänglich organisiert ist.
Sie müssen mehrere Standorte verwalten?
Ab zwei Standorten bekommt jeder Standort in der 123DocuCloud einen eigenen Ordner. Auf der Übersicht sehen Sie je Standort, wie viele Unterlagen dort liegen und ob eine Frist abläuft.
Standortübergreifende Unterlagen wie ASA-Protokolle und Jahresberichte stehen gesammelt unter „Allgemeine Dokumente“, und die Suche findet jede Unterlage über alle Standorte hinweg.