Vorsorgekartei mit digitaler Vorlage rechtssicher führen
Als Arbeitgeber müssen Sie sich nicht nur um Arbeitsschutzdokumente kümmern, sondern auch um die arbeitsmedizinische Vorsorge Ihrer Mitarbeiter und das Führen einer Vorsorgekartei. Um Ihnen diesen bürokratischen Aufwand im Bereich der Vormerkfristen und Dokumentation so einfach wie möglich zu machen, gibt es die digitale Vorsorgekartei als fertige Vorlage in unserem Kundenportal (123DocuCloud). Hier können Sie alle Vorsorgebescheinigungen hochladen und werden von der 123Ingenieure GmbH proaktiv verständigt, wann die nächsten Vorsorgetermine Ihrer Beschäftigten anstehen. So können Sie bei einer Prüfung durch eine Aufsichtsbehörde oder einer Betriebsbesichtigung durch die Berufsgenossenschaft sofort nachweisen, dass Sie Ihrer Pflicht als Arbeitgeber gemäß der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) nachgekommen sind.
Wer muss eine Vorsorgekartei führen?
Gemäß § 3 Abs. 1 ArbMedVV („Allgemeine Pflichten des Arbeitgebers“) haben Sie als Arbeitgeber auf der Grundlage der Gefährdungsbeurteilung für eine angemessene arbeitsmedizinische Vorsorge zu sorgen. Dabei sind die Vorschriften dieser Verordnung einschließlich des Anhangs zu beachten sowie die bekannt gegebenen Regeln und Erkenntnisse zu berücksichtigen. Halten Sie diese Vorgaben ein, ist davon auszugehen, dass die gestellten gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Aus dieser Pflicht leitet sich die Vorgabe zur Dokumentation ab. Nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV müssen Sie als Arbeitgeber zusätzlich eine Vorsorgekartei führen. Die rechtlichen Vorgaben verlangen die Eintragung aller Vorsorgearten. Dazu zählen die Pflichtvorsorge und Angebotsvorsorge sowie die Wunschvorsorge. Gesundheitliche Befunde gehören nicht in die Vorsorgekartei. Diese verbleiben beim Betriebsarzt und unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht.
Unsere Vorsorgekartei im Überblick
Vorsorgekartei Vorlage zur Erfassung von Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge
Automatische Erinnerung an Vorsorgetermine
Zentrale Verwaltung mit direkter Standortzuweisung
Sichere Datenablage auf Servern in Deutschland
100 % rechtssicher & kostenlose Nutzung für Bestandskunden
Basiswissen rund um die Vorsorgekartei
Was muss in der Vorsorgekartei stehen?
Die Vorsorgekartei dokumentiert die arbeitsmedizinischen Maßnahmen nach den gesetzlichen Vorgaben der ArbMedVV. Sie enthält die persönlichen Stammdaten des Mitarbeiters wie Name und Geburtsdatum. Darüber hinaus muss sie folgende Informationen enthalten:
- Die private Anschrift des Mitarbeiters sowie die Anschrift des Unternehmens
- Das Datum der durchgeführten Untersuchung sowie die Bestätigung über die Vorsorge
- Der Anlass der Vorsorge mit einer Unterscheidung in Pflichtvorsorge, Angebotsvorsorge oder Wunschvorsorge
- Der vom Arzt empfohlene nächste Vorsorgetermin
Für die Form der Kartei können Sie wahlweise die Papierform nutzen oder die Daten, wie die Bestandskunden der 123Ingenieure GmbH datenschutz- und rechtskonform digital verwalten. Zudem müssen Sie bei der Verwaltung dieser Gesundheitsdaten die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachten.
Gibt es eine Vorlage oder ein Muster für die Vorsorgekartei?
Eine gesetzlich vorgeschriebene Vorlage für die Vorsorgekartei gibt es nicht. § 3 Abs. 4 ArbMedVV verlangt nur, dass festgehalten wird, dass, wann und aus welchem Anlass eine arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat. Die Form bleibt Ihnen überlassen, solange diese Angaben enthalten sind.
Dennoch gibt es für die Vorsorgekartei Vorlage in der Praxis eine bewährte Struktur. Festgehalten werden die Angaben zur Person und zum Unternehmen sowie für jede einzelne Vorsorge der Anlass, das Datum und der nächste Termin.
Mit dem Führen einer Vorsorgekartei auf Papier erfüllen Sie zwar Ihre Pflicht, die arbeitsmedizinische Vorsorge zu dokumentieren. Das Pflegen der Einträge und das Vormerken der nächsten Vorsorgetermine verursachen jedoch laufenden Aufwand.
Bei der 123Ingenieure GmbH erhalten Sie die Vorsorgekartei als fertige digitale Vorlage, bei der die Eingabefelder den Vorgaben der ArbMedVV entsprechen. Nach jeder Vorsorge stellt der Betriebsarzt eine Vorsorgebescheinigung aus, die Sie nur noch hochladen müssen. Ihr persönlicher Betreuer der 123Ingenieure legt sie in Ihrer Vorsorgekartei ab und der nächste Vorsorgetermin wird automatisch vorgemerkt. Für Bestandskunden ist die Nutzung unserer Vorsorgekartei bzw. unseres Kundenportals in der 123DocuCloud kostenlos.
Welche arbeitsmedizinische Vorsorge gilt für Ihre Beschäftigten?
Welche Vorsorge Sie veranlassen oder anbieten müssen, ergibt sich aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung. Jede durchgeführte Vorsorge erzeugt einen Eintrag in der Vorsorgekartei.
- Wann müssen Sie Pflichtvorsorge veranlassen? Bei besonders gefährdenden Tätigkeiten müssen Sie die Vorsorge veranlassen, etwa beim Umgang mit bestimmten Gefahrstoffen oder bei hoher Lärmbelastung. Der Beschäftigte darf die Tätigkeit erst nach der Teilnahme aufnehmen (§ 4 ArbMedVV „Pflichtvorsorge“).
- Wann müssen Sie Angebotsvorsorge anbieten? Bei geringeren Gefährdungen müssen Sie die Vorsorge anbieten. Ob der Beschäftigte das Angebot annimmt, entscheidet er selbst (§ 5 ArbMedVV „Angebotsvorsorge“).
- Wann müssen Sie Wunschvorsorge ermöglichen? Wünscht ein Beschäftigter eine arbeitsmedizinische Beratung, müssen Sie sie ermöglichen, auch ohne besondere Gefährdung (§ 5a ArbMedVV „Wunschvorsorge“).
- Wann müssen Sie nachgehende Vorsorge anbieten?
Bei Tätigkeiten, bei denen Gesundheitsstörungen erst nach längeren Latenzzeiten auftreten können, etwa nach dem Umgang mit krebserzeugenden Stoffen, müssen Sie auch nach Beendigung dieser Tätigkeit nachgehende Vorsorge anbieten ( 5 Abs. 3 ArbMedVV). - Mehr zu den Vorsorgearten erfahren Sie in unserem Beitrag „Arbeitsmedizinische Untersuchung“.
Warum sollten Sie Ihre Vorsorgekartei digital führen?
Viele Unternehmen führen ihre Vorsorgekartei noch in Tabellen oder Aktenordnern. Das kostet Zeit. Ein verpasster Vorsorgetermin fällt oft erst bei einer Prüfung auf. Die digitale Vorsorgekartei in der 123DocuCloud nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Sie ist ein Teil Ihrer gesamten Arbeitsschutzdokumentation, die Sie in der 123DocuCloud, unserem digitalen Kundenportal, an einem Ort verwalten können.
Sie können die Vorsorgebescheinigung einfach hochladen, Ihr persönlicher Betreuer der 123Ingenieure trägt den Eintrag richtig ein und ordnet ihn dem passenden Standort zu. Sie oder der Admin in Ihrem Unternehmen erhält rechtzeitig vor dem nächsten Vorsorgetermin eine Erinnerung per E-Mail. So wird kein Vorsorgetermin mehr übersehen. Ihre Daten liegen zudem sicher auf Servern in Deutschland und sind rund um die Uhr abrufbar.
Wie lange müssen Arbeitgeber die Vorsorgekartei aufbewahren?
Die Vorsorgebescheinigungen in der Vorsorgekartei müssen Sie bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahren und anschließend löschen, sofern keine andere Vorschrift etwas anderes verlangt.
Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie dem Beschäftigten eine Kopie der ihn betreffenden Angaben aushändigen. Anders liegt der Fall bei der nachgehenden Vorsorge nach § 5 Abs. 3 ArbMedVV. Endet das Beschäftigungsverhältnis, müssen Sie diese Aufgabe mit Einwilligung der betroffenen Person auf den zuständigen Unfallversicherungsträger übertragen und ihm die Unterlagen in Kopie überlassen, statt sie zu löschen.
Bleiben die Ergebnisse der arbeitsmedizinischen Vorsorge ein Berufsleben lang verfügbar?
Nicht beim Arbeitgeber. Arbeitgeber müssen eine Vorsorgekartei führen, die nur festhält, dass und wann eine Vorsorge stattgefunden hat. Das medizinische Ergebnis bleibt allein beim Betriebsarzt. Nach dem Ausscheiden müssen Arbeitgeber die Einträge löschen, vorher aber eine Kopie aushändigen.
Wer als Arbeitnehmer seine Vorsorge über mehrere Arbeitgeber hinweg nachvollziehen möchte, muss diese Kopien also selbst aufbewahren. Länger gespeichert werden nur die ärztlichen Unterlagen beim Betriebsarzt, mindestens zehn Jahre und bei krebserzeugenden Stoffen mindestens vierzig Jahre.
Wer darf in die Vorsorgekartei Einsicht nehmen?
Neben der zuständigen Behörde, der Sie auf Anordnung eine Kopie der Vorsorgekartei übermitteln müssen, hat auch jeder Mitarbeiter Anspruch, in die ihn betreffenden Angaben Einsicht zu nehmen.
Was passiert, wenn Sie keine Vorsorgekartei führen?
Wer die Vorsorgekartei nicht, nicht richtig oder nicht vollständig führt, handelt ordnungswidrig (§ 10 Abs. 1 ArbMedVV („Ordnungswidrigkeiten und Straftaten“) in Verbindung mit § 25 ArbSchG („Bußgeldvorschriften“).
Das kann mit einem Bußgeld bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Gefährden Sie durch ein vorsätzliches Versäumnis Leben oder Gesundheit eines Beschäftigten, kann daraus eine Straftat werden (§ 26 ArbSchG „Strafvorschriften“). Eine geordnete, digital geführte Vorsorgekartei schützt Sie vor diesem Risiko.
Führt die 123 Ingenieure GmbH arbeitsmedizinische Vorsorgen durch?
Ja. Die arbeitsmedizinische Vorsorge übernehmen die eigenen Betriebsärzte der 123Ingenieure GmbH, deutschlandweit und auf Grundlage Ihrer Gefährdungsbeurteilung.
Abgedeckt sind die:
- Pflichtvorsorge ( 4 ArbMedVV („Pflichtvorsorge“)
- Angebotsvorsorge ( 5 ArbMedVV („Angebotsvorsorge“) und
- Wunschvorsorge ( 5a ArbMedVV („Wunschvorsorge“)
Nach jeder Vorsorge stellt der Betriebsarzt eine Vorsorgebescheinigung aus. Diese können Sie als Bestandskunde der 123Ingenieure GmbH in unser digitales Kundenportal hochladen, wo sie direkt in Ihrer Vorsorgekartei abgelegt werden.
Kann man bei der 123Ingenieure GmbH auch Eignungsbeurteilungen beauftragen?
Ja, die Betriebsärzte der 123Ingenieure führen die gängigen Eignungsbeurteilungen (Eignungsuntersuchungen) durch, zum Beispiel:
- Fahr-, Steuer- und Überwachungstätigkeiten (ehemals G25 Untersuchung, heute Eignungsuntersuchung für Fahr-, Steuer- und Überwachungstätigkeiten, kurz E FSÜ), etwa für Gabelstapler, Krane oder Bagger
- Arbeiten mit Absturzgefahr und Höhentauglichkeit (ehemals G41)
- Fahreignung für Berufskraftfahrer nach der Fahrerlaubnis-Verordnung (FeV)
Welche Eignungsuntersuchung für welche Tätigkeit nötig ist, ergibt sich aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung. Die Durchführung orientiert sich an der DGUV Information 250-010 („Eignungsbeurteilungen in der betrieblichen Praxis“).
Warum gehören Eignungsbeurteilungen nicht zur arbeitsmedizinischen Vorsorge?
Weil beide einen unterschiedlichen Zweck verfolgen. Die arbeitsmedizinische Vorsorge schützt die Gesundheit des einzelnen Beschäftigten und besteht aus Aufklärung und Beratung durch den Betriebsarzt.
Die Eignungsbeurteilung klärt dagegen im Interesse eines Unternehmens, ob ein Beschäftigter eine bestimmte Tätigkeit gesundheitlich ausüben kann. Die ArbMedVV trennt beides ausdrücklich. Nach § 2 Abs. 1 Nr. 5 ArbMedVV („Begriffsbestimmungen“) umfasst die arbeitsmedizinische Vorsorge nicht den Nachweis der gesundheitlichen Eignung für berufliche Anforderungen. Vorsorge und Eignungsbeurteilung verfolgen damit unterschiedliche Zwecke und sollten nicht im selben Termin durchgeführt werden.
Auch das Ergebnis unterscheidet sich. Aus der Vorsorge erhalten Sie als Arbeitgeber nur die Vorsorgebescheinigung, die Befunde bleiben beim Betriebsarzt. Aus der Eignungsbeurteilung erhalten Sie die Aussage, ob der betroffene Mitarbeiter für eine Tätigkeit geeignet, bedingt geeignet oder nicht geeignet ist.
Dieses Ergebnis darf nicht auf der Vorsorgebescheinigung vermerkt werden und gehört nicht in die Vorsorgekartei. Eine Eignungsbeurteilung braucht zudem eine eigene Rechtsgrundlage außerhalb der ArbMedVV, etwa Ihre Pflicht, Aufgaben nur an befähigte Personen zu übertragen (§ 7 ArbSchG „Übertragung von Aufgaben“).
Was kostet die Vorsorgekartei bei 123Ingenieure?
Im Rahmen der arbeitsmedizinischen Betreuung durch unsere deutschlandweit tätigen Betriebsärzte bieten wir die Vorsorgekartei für unsere Bestandskunden kostenlos an. Sie bezahlen also nichts extra für das Führen der Vorsorgekartei, die rechtssichere Ablage Ihrer Vorsorgebescheinigungen und die Erinnerung an die nächsten Vorsorgetermine.
Sie sind noch kein Kunde der 123Ingenieure GmbH? Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf, wenn Sie bei der Vorsorgekartei oder der arbeitsmedizinischen und sicherheitstechnischen Betreuung Unterstützung benötigen.
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