Betriebsbesichtigung durch Arbeitsschutzbehörden

Mehr Betriebsbesichtigungen für mehr Arbeitssicherheit

Ab dem Jahr 2026 müssen die staatlichen Arbeitsschutzbehörden in Deutschland deutlich häufiger in Betriebe kommen als bisher. Den Hintergrund dazu bildet eine gesetzliche Mindestbesichtigungsquote, die festlegt, dass jährlich 5 % aller Betriebe pro Bundesland besichtigt werden sollen. Den gesetzlichen Rahmen finden Sie in § 21 Abs. 1a ArbSchG („Zuständige Behörden, Zusammenwirken mit den Trägern der gesetzlichen Unfallversicherung“).

Zum Vergleich: 2022 lag der bundesweite Schnitt, was Betriebsbesichtigungen betrifft, bei knapp 1 %. Die Behörden müssen ihre Kontrolltätigkeit jetzt also vervielfachen. Für Sie als Arbeitgeber heißt das: Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie in den nächsten Jahren Besuch von der Gewerbeaufsicht oder Ihrer Berufsgenossenschaft (BG) bekommen, steigt spürbar.

Die Berufsgenossenschaft beispielsweise besichtigt Betriebe häufig anlassbezogen nach Arbeitsunfällen, Beschwerden oder Hinweisen. Auch Unternehmen mit höheren Arbeitsrisiken werden deutlich häufiger besichtigt als Bürobetriebe.

Die Betriebsbesichtigungen durch Arbeitsschutzbehörden und Berufsgenossenschaften können sowohl angekündigt als auch unangekündigt erfolgen.

Sie wollen vorbereitet sein, bevor die Aufsicht kommt? Unsere Sicherheitsingenieure begleiten Sie bei Behörden- und BG-Besichtigungen, bringen Ihre Arbeitsschutzdokumentation auf den aktuellen Stand und vertreten Ihre Interessen vor Ort. → Jetzt unverbindlich anfragen.

 

Ist eine Betriebsbesichtigung dasselbe wie eine Betriebsbegehung?

Zwei Begriffe, die in der Praxis häufig verwechselt werden. Daher an dieser Stelle eine kurze Erläuterung:

• Eine Betriebsbegehung ist eine unternehmensinterne Sache. Sie wird vom Arbeitgeber veranlasst und von einer Fachkraft für Arbeitssicherheit, einem Betriebsarzt, den Sicherheitsbeauftragten und gegebenenfalls dem Betriebsrat durchgeführt. Ziel der Betriebsbegehung ist es, Gefährdungen frühzeitig zu erkennen und abzustellen, bevor jemand zu Schaden kommt oder eine Behörde Mängel feststellt. Weiterführende Informationen sowie eine Checkliste finden Sie in unserem Beitrag „Betriebsbegehung“.
• Eine Betriebsbesichtigung dagegen erfolgt von außen, also durch die staatliche Arbeitsschutzbehörde Ihres Bundeslandes oder durch Ihre Berufsgenossenschaft. Die Aufsichtspersonen haben hoheitliche Befugnisse, dürfen Ihr Betriebsgelände betreten und Maßnahmen anordnen.

Anders gesagt: Eine Betriebsbegehung ist Ihre beste Vorbereitung auf die nächste Betriebsbesichtigung durch eine Arbeitsschutzbehörde.

 

Wer darf Ihr Unternehmen überhaupt besichtigen?

Für die Kontrolle des Arbeitsschutzes in Deutschland sind zwei voneinander unabhängige Stellen zuständig. Das sind zum einen die staatlichen Arbeitsschutzbehörden, die je nach Bundesland unterschiedlich heißen, beispielsweise Gewerbeaufsicht, Amt für Arbeitsschutz oder Landesamt für Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz und technische Sicherheit (kurz LAGetSi) in Berlin. Sie alle überwachen die Einhaltung der gesetzlichen und technischen Vorgaben und Verordnungen.

Zum anderen sind es die gewerblichen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung. Ihre Aufsichtspersonen sind nicht nur Kontrolleure, sondern ausdrücklich auch Berater rund um den betrieblichen Arbeitsschutz.

Im Jahr 2024 führten die Berufsgenossenschaften und Unfallkassen rund 480.000 Betriebsprüfungen durch. Dabei wurden etwa 1,2 Millionen Beanstandungen dokumentiert, also durchschnittlich zweieinhalb Mängel pro Besichtigung. Das zeigt: Mängelfrei kommt kaum ein Unternehmen durch eine Betriebsbesichtigung. (Quelle: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung DGUV, Zahlen und Fakten)

Seit 2023 tauschen sich die staatlichen Arbeitsschutzbehörden sowie die gewerblichen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen elektronisch über durchgeführte Betriebskontrollen aus. Was die eine Seite feststellt, kann also auch der anderen Seite zur Kenntnis gelangen.

 

Was wird bei einer Betriebsbesichtigung konkret geprüft?

Die Aufsichtspersonen interessieren sich grundsätzlich für zwei Bereiche: Ihre Arbeitsschutzorganisation auf dem Papier und die gelebte Praxis in Ihrem Unternehmen.

 

Diese Arbeitsschutzdokumente müssen Sie bei einer Betriebsbesichtigung vorweisen:

• Eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung inklusive der psychischen Gefährdungsbeurteilung gemäß § 5 ArbSchG („Beurteilung der Arbeitsbedingungen“).
• Nachweise über die jährlichen Unterweisungen Ihrer Mitarbeiter. Sollten Sie Jugendliche unter 18 Jahren in Ihrem Betrieb ausbilden oder beschäftigen, müssen Sie diese mindestens halbjährlich unterweisen (gemäß § 29 Abs. 2 JArbSchG „Unterweisung über Gefahren“).
• Ein Dokument zur schriftlichen Bestellung einer Fachkraft für Arbeitssicherheit und eines Betriebsarztes im Rahmen der betriebsärztlichen und sicherheitstechnischen Betreuung gemäß der DGUV Vorschrift 2 „Betriebsärztinnen und Betriebsärzte sowie Fachkräfte für Arbeitssicherheit“.
• Bestellungsurkunden für die Sicherheitsbeauftragten (Pflicht ab mehr als 20 Beschäftigten, ab Ende Mai 2026 erst ab 50 Beschäftigten), die Ersthelfer (ab 2 Mitarbeitern gemäß § 26 DGUV Vorschrift 1) sowie die Brandschutzhelfer (verpflichtend ab einem Mitarbeiter).
• Protokolle des Arbeitsschutzausschusses (vierteljährliche ASA-Sitzung, Pflicht ab 21 Beschäftigten).
• Prüfnachweise nach DGUV Vorschrift 3 oder DGUV Vorschrift 4 für elektrische Anlagen und Betriebsmittel (sog. DGUV V3 Prüfung oder DGUV V4 Prüfung für Institutionen der öffentlichen Hand).
• Prüfprotokolle für Leitern sowie Nachweis der Regalprüfung nach DIN EN 15635 und DGUV Information 208-016 („Die Verwendung von Leitern und Tritten“).
• Die jährlichen Prüfprotokolle für Flurförderzeuge (zum Beispiel Gabelstapler), Krane und Hubarbeitsbühnen sowie Türen und Tore.
• Aktuelle Betriebsanweisungen, das Gefahrstoffverzeichnis und gegebenenfalls ein Explosionsschutzdokument.
• Arbeitszeitnachweise sowie gegebenenfalls Unterlagen zum Mutter- und Jugendarbeitsschutz.

 

Worauf achten Aufsichtspersonen vor Ort besonders?

• Flucht- und Rettungswege müssen frei und sichtbar gekennzeichnet sein. Auch Brandschutzeinrichtungen, Erste-Hilfe-Material und Verbandbuch werden von Aufsichtspersonen überprüft.
  
  
• Die Persönliche Schutzausrüstung (PSA) muss nicht nur bereitgestellt, sondern auch tatsächlich getragen werden.
  
  
• Maschinen und ihre Schutzeinrichtungen werden ebenso kontrolliert wie die Kennzeichnung und sichere Lagerung von Gefahrstoffen.
  
  
• Sozial-, Pausen- und Sanitärräume müssen in ausreichender Anzahl und in einem hygienisch einwandfreien Zustand vorhanden sein.
  
  
• Stolper-, Rutsch- und Sturzgefahren fließen in die Bewertung ein, ebenso Lärm, Beleuchtung und Klima am Arbeitsplatz.
  
  
• Beim Arbeitsschutz auf Baustellen kommen gegebenenfalls auch der Nachweis der Bestellung eines SiGeKo sowie der SiGe-Plan und die Absturzsicherungen hinzu.

Die Auswahl dessen, was im Rahmen der Betriebsbesichtigung geprüft wird, hängt stark von Ihrer Branche und mitunter auch von der Tagesform der Aufsichtsperson ab. Wer eine vollständige Gefährdungsbeurteilung vorlegen kann, in der die Themen Brandschutz, Gefahrstoffe und psychische Belastung sichtbar bearbeitet sind, hat aber schon einen großen Teil der Diskussion entschärft.

Ihre Arbeitsschutzdokumentation ist veraltet oder unvollständig? Wir bringen Ihre Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungsnachweise und Bestellungen auf den aktuellen Stand, branchenspezifisch und zu 100 % rechtssicher. → Sicherheitspaket anfragen.

 

Wie läuft eine Betriebsbesichtigung üblicherweise ab?

Die Aufsichtsbehörden dürfen Ihren Betrieb während der Arbeitszeiten betreten, auch ohne vorherige Anmeldung. Eine Besichtigung erfolgt meistens in dieser Reihenfolge:

1. Das Eröffnungsgespräch. Sie sitzen mit Geschäftsleitung, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt und gegebenenfalls Betriebsrat zusammen. Die Aufsichtsperson verschafft sich zuerst einen Überblick über Ihre Arbeitsschutzorganisation, fragt nach aktuellen Arbeitsunfällen und arbeitet die Schwerpunkte für den Rundgang heraus.
2. Der Betriebsrundgang. Dabei werden Arbeitsbereiche, Maschinen, Lager- und Sozialräume stichprobenartig in Augenschein genommen. Die Aufsichtsperson darf Mitarbeitende ansprechen, Fotos machen und Unterlagen einsehen.
3. Das Abschlussgespräch. Hier werden festgestellte Mängel besprochen, Fristen zur Mängelbehebung vereinbart und das weitere Vorgehen festgelegt. Wenige Tage bis Wochen später folgt zusätzlich das schriftliche Revisionsschreiben der Aufsichtsbehörde mit der konkreten Mängelliste.

Eine Betriebsbesichtigung dauert je nach Unternehmensgröße zwischen zwei und sechs Stunden, in komplexen Betrieben auch mehrere Tage.

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Besichtigung zu dulden und aktiv mitzuwirken. Eine Verweigerung ist keineswegs empfehlenswert, da dies ein Bußgeld nach sich ziehen kann. Sie haben aber das Recht, die Aufsichtsperson zu begleiten. Nutzen Sie das. Denn wer dabei ist, weiß genau, was beanstandet wurde, und kann sofort fachlich reagieren.

Jede Besichtigung der Berufsgenossenschaft ist laut DGUV „untrennbar mit einer Beratung verbunden“ (DGUV forum, Ausgabe 9/2021). Die Aufsichtsperson ist also nicht nur ein Kontrollorgan, sondern auch ein Ansprechpartner rund um den betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz.

 

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen?

Bei Verstößen gegen den Arbeitsschutz gilt der Grundsatz „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“. Denn als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, sich über die geltenden Gesetze, Regeln und Vorgaben selbständig zu informieren.

Werden im Rahmen der Betriebsprüfung Mängel festgestellt, gehen die Behörden üblicherweise so vor: Zuerst erfolgt eine Beratung, danach erhalten Sie ein Revisionsschreiben mit Fristen zur Mängelbehebung. Werden diese nicht oder nicht rechtzeitig behoben, erfolgt eine förmliche Anordnung. Bei schweren Mängeln oder Wiederholungen drohen Bußgelder.

Diese können bei Verstößen gegen eine vollziehbare Anordnung bis zu 30.000 Euro je Einzelfall betragen (§ 25 ArbSchG „Bußgeldvorschriften“). Bei vorsätzlicher Gefährdung von Leben oder Gesundheit oder bei beharrlicher Wiederholung kann es darüber hinaus zu strafrechtlichen Verfahren kommen, inklusive Geld- oder Freiheitsstrafe für die verantwortlichen Personen (§ 26 ArbSchG „Strafvorschriften“).

Bei akuter Gefahr darf die staatliche Arbeitsschutzbehörde sogar einzelne Arbeitsmittel, Anlagen oder eine ganze Baustelle stilllegen. Eine solche Anordnung muss sofort befolgt werden, auch wenn Sie als Arbeitgeber dagegen Widerspruch einlegen (§ 22 Absatz 3 ArbSchG „Befugnisse der zuständigen Behörden“). Anders als oft behauptet kann die Berufsgenossenschaft selbst zwar nicht direkt stilllegen, aber nach § 19 SGB VII („Befugnisse der Aufsichtspersonen“) die Nutzung gefährlicher Arbeitsmittel untersagen und die staatliche Behörde einschalten.

Der finanziell oft größte Hebel wird leicht übersehen: Verursachen Sie oder Führungskräfte einen Arbeitsunfall grob fahrlässig oder vorsätzlich, kann die Berufsgenossenschaft Sie für sämtliche Aufwendungen aus diesem Unfall in Regress nehmen, also für Heilbehandlung, Reha, Renten und Hinterbliebenenleistungen. In der Praxis bedeutet das oft sechsstellige Forderungen. Das Haftungsprivileg, das Arbeitgeber sonst vor zivilrechtlichen Klagen schützt, hilft hier nicht. Hinzu kommen Beitragszuschläge von bis zu 30 % bei häufigen oder schweren Unfällen.

 

So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf eine Betriebsbesichtigung vor

1. Halten Sie Ihre Unterlagen und Arbeitsschutzdokumente griffbereit. Legen Sie sich dazu einen physischen oder digitalen „Arbeitsschutz-Ordner“ an, in dem alle Pflichtdokumente abrufbar sind. Eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung, die Bestellungen Ihrer Beauftragten, die Unterweisungsnachweise des laufenden Jahres und die letzten DGUV-V3-Prüfprotokolle sollten in keinem Betrieb fehlen.
   
   
2. Achten Sie nicht nur beim Rundgang mit der Aufsichtsbehörde darauf, dass alle Flucht- und Rettungswege frei sind. Auch regelmäßige interne Betriebsbegehungen mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit und konsequent durchgeführte Sicherheitsunterweisungen sind eine gute Vorbereitung, um eine Betriebsbesichtigung mängelfrei zu durchlaufen.
   
   
3. Holen Sie sich externe Expertise ins Boot. Eine Investition in professionellen Arbeitsschutz kann Ihnen weit günstiger kommen als Verstöße gegen den Arbeitsschutz. Gerade kleinere und mittlere Betriebe haben weder die Zeit noch das Fachwissen, sich permanent auf dem Laufenden zu halten. Eine externe sicherheitstechnische Betreuung durch Sicherheitsingenieure und Betriebsärzte stellt sicher, dass Ihr Arbeits- und Gesundheitsschutz den gesetzlichen Anforderungen entspricht.