Gefaehrdungsbeurteilung Dokumentation

Das der Arbeitgeber für die Sicherheit und Gesundheit seiner Mitarbeiter am Arbeitsplatz verantwortlich ist, wissen Sie vermutlich schon. Doch was bedeutet das für die Dokumentation? Wie und was muss wann dokumentiert werden? Unsere Sicherheisfachkräfte erzählen Ihnen, wie Sie die Gefährdungsbeurteilung richtig dokumentieren. Sie wissen nicht was eine Gefährdungsbeurteilung ist? Dann schauen Sie mal in unserem anderen Blogbeitrag vorbei. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen und sind bei allen Fragen zum Thema Arbeitsschutzmanagement für Sie da.

In den verschiedenen Branchen gibt es eine Vielzahl an potenziellen Gesundheitsrisiken und Gefährdungen für die Mitarbeiter, die sowohl den gesamten Betrieb als auch einzelne Arbeitsplätze betreffen können. Ihre Aufgabe als Arbeitgeber ist es, für die Sicherheit und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter zu sorgen. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Verantwortung ist die Durchführung einer umfassenden Gefährdungsbeurteilung sowie deren sorgfältige Dokumentation. Dies stellt sicher, dass alle potenziellen Gefahren erkannt und entsprechende Schutzmaßnahmen ergriffen werden, um ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen. Hierbei sind Sie nicht allein. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit unterstützt Sie vollumfänglich bei der Erstellung und Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung.

Laut unseren Sicherheitsfachkräften ist eine Gefährdungsbeurteilung systematische Analyse der potenziellen Risiken und Gefahren, die mit einer bestimmten Arbeitstätigkeit verbunden sind. Also Gefährdungen, mit denen Arbeitgeber in Kontakt kommen, während sie arbeiten. Sie dient dazu, Arbeitsunfälle, berufsbedingte Krankheiten und psychische Belastungen zu identifizieren und durch präventive Maßnahmen zu minimieren. Diese Gefahrenanalyse ist ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Gesundheitsmanagements und ist gemäß dem Arbeitsschutzgesetz für Arbeitgeber verpflichtend. Schauen Sie hier gern einmal im §5 Arbeitsschutzgesetz nach. Die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen gewährleistet, dass alle notwendigen Schritte unternommen werden, um die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen. Verantwortlich hierfür ist der Unternehmer / Arbeitgeber.

Die Art der Gefährdungen am Arbeitsplatz variiert stark je nach Branche, Tätigkeit und Arbeitsplatz. Während in manchen Berufen physische Belastungen im Vordergrund stehen, können in anderen Berufen psychische Stressfaktoren eine größere Rolle spielen. Laut unseren Fachkräften für Arbeitssicherheit können Gefährdungen am Arbeitsplatz aus verschiedenen Ursachen resultieren, darunter:

• Die Gestaltung und Einrichtung des gesamten Arbeitsplatzes sowie des individuellen Arbeitsbereichs.
• Chemische, physikalische und biologische Einflüsse.
• Die Auswahl, Gestaltung und Nutzung von Arbeitsmitteln wie Geräten, Maschinen, Stoffen und Anlagen.
• Arbeits- und Fertigungsverfahren, Prozessabläufe, Arbeitszeiten und die Interaktion dieser Faktoren.
• Unzureichende Qualifikation und Schulung der Mitarbeiter.
• Psychische Belastungen.

Jede Branche birgt ihre individuellen Gefährdungen und jedes Unternehmen arbeitet anders. Aus diesem Grund werden die Gefährdungen auch immer individuell ermittelt. Arbeitsschutz ist ein facettenreiches, individuelles Thema.

Gefährdungen am Arbeitsplatz müssen durch die Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung ermittelt und beurteilt werden. Wichtig ist hierbei auch die richtige Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung.

Eine Gefährdungsbeurteilung ist ein zentrales Element der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes in jedem Unternehmen. Ihre Dokumentation ist von zentraler Bedeutung, da sie die Grundlage für die Ableitung, Planung und Umsetzung von Arbeitsschutzzielen bildet. Unsere Sicherheitsfachkräfte haben Ihnen nachfolgen wichtige Vorteile einer gut durchgeführten und korrekt dokumentierten Gefährdungsbeurteilung aufgeschlüsselt:

Planung und Umsetzung von Schutzmaßnahmen

Durch die schriftliche Erfassung der identifizierten Gefährdungen und Risiken am Arbeitsplatz können konkrete Schutzmaßnahmen entwickelt und eingeführt werden. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, die Sicherheit am Arbeitsplatz zu erhöhen und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu gewährleisten. So wird es auch möglich kurz und schnell im laufenden Betrieb abzuchecken, ob die gesteckten und terminierten Ziele eingehalten wurden. Wenn ja, ist alles gut. Wenn nicht, hat man auf Grundlage der Dokumentation einen klaren Fehler im Gesundheitsmanagement aufgedeckt und kann nachjustieren.

Überprüfung der Wirksamkeit

Die saubere Dokumentation ermöglicht es erst, die eingeführten Schutzmaßnahmen regelmäßig auf ihre Effektivität hin zu überprüfen. So können Anpassungen vorgenommen und der Arbeitsschutz kontinuierlich optimiert werden. Arbeitsschutz ist keine einmalige Sache. Vielmehr ist es ein kontinuierlicher Prozess, der nur dann Wirkung zeigt, wenn er regelmäßig überprüft und aktualisiert wird. Leben Sie die Arbeitssicherheit im Betrieb, dann werden Sie schon schnell Erfolge in Form eines geringeren Krankenstandes und einer höheren Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter feststellen.

Erstellung von Betriebsanweisungen

Eine umfassende Dokumentation dient als Grundlage für die Erstellung detaillierter Betriebsanweisungen. Denn die Betriebsanweisung wird von der Gefährdungsbeurteilung abgeleitet. Die Betriebsanweisungen sind wichtig, um den Mitarbeitern klare Richtlinien und Verhaltensweisen für den sicheren Umgang mit Arbeitsmitteln und -prozessen an die Hand zu geben. In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass Unternehmen ohne Gefährdungsbeurteilungen auch keine Betriebsanweisungen vorlegen können. Das verwundert unsere Sicherheitsfachkräfte nicht, denn das eine bildet die Grundlage für das andere.

Unterstützung der Arbeitssicherheitsbeauftragten (Sibe)

Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Betriebsärzte und Sicherheitsbeauftragte nutzen die Dokumentation, um ihre Aufgaben zu priorisieren und gezielt Maßnahmen zu planen. Die detaillierten Aufzeichnungen helfen, die Gefahren systematisch anzugehen und den Schutz der Mitarbeiter zu verbessern. Ohne diese Struktur fehlt einfach der rote Faden. In Kombination mit den vielen verschiedenen Fachleuten, die an dem Gesundheitsmanagement in einem Unternehmen beteiligt sind, würde es ohne eine verständliche Dokumentation gar nicht mehr funktionieren. Schaffen Sie also saubere Schnittstellen und eine klar kommunizierte Dokumentation.

Rechtlicher Nachweis

Im Falle eines Arbeitsunfalls dient die Dokumentation als wichtiger Nachweis, dass der Arbeitgeber seine Pflichten zum Schutz der Mitarbeiter erfüllt hat. Sie zeigt, dass Risiken erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen wurden. Fällt hier auf, dass der Arbeitgeber keine oder nur fehlerhaft dokumentierte Gefährdungsbeurteilungen vorzeigen kann, drohen neben Geldstrafen auch Freiheitsstrafen. Die Rechtskonformität im Arbeitsschutz muss daher das grundsätzliche Ziel eines jeden Arbeitgebers sein.

Informationsgrundlage für die am Arbeitsschutz beteiligten Akteure

Die dokumentierten Gefährdungsbeurteilungen sind auch für andere Interessengruppen im Unternehmen von Bedeutung:

• Der Arbeitsschutzausschuss kann darauf basierend seine Aktivitäten planen.
• Der Personal- und Betriebsrat hat ein Informationsrecht bezüglich der Sicherheitsmaßnahmen.
• Mitarbeiter müssen über potenzielle Gefahren und die getroffenen Schutzmaßnahmen informiert werden.
• Für das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) sind diese Aufzeichnungen essenziell.
• Behörden und die Berufsgenossenschaft nutzen die Dokumentation bei ihren Prüfungen und verhängen Strafen bei Nichteinhaltung der Vorgaben und Gesetze.

Arbeitgeber kommen heute nicht mehr um eine sauber dokumentierte Gefährdungsbeurteilung drumherum. Unsere SiFas wissen auch, dass eine vernünftige Erstellung der Gefährdungsbeurteilung ohne saubere Dokumentation auf Grund der Komplexität gar nicht möglich ist. Deshalb lautet unsere Herangehensweise lieber sorgfältig und rechtssicher, als halbherziger sinnloser Zeitvertreib.

Seit dem 21. August 1997 sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, nicht nur Gefährdungsbeurteilungen durchzuführen, sondern diese auch schriftlich festzuhalten. Diese Verpflichtung ist in § 6 Abs. 1 des Arbeitsschutzgesetzes verankert. Zudem muss laut § 3 der Arbeitsstättenverordnung die Gefährdungsbeurteilung samt Dokumentation vorliegen, bevor die Mitarbeiter ihre Tätigkeit aufnehmen. Diese Regelungen stellen sicher, dass die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer von Beginn an gewährleistet sind und eine rechtliche Basis für den Arbeitsschutz im Betrieb besteht.

Die Dokumentation einer Gefährdungsbeurteilung ist nicht an eine feste Form gebunden. Grundsätzlich ist die Vorgabe, dass sie umfassend und detailliert sein muss. Zunächst einmal muss sie die genaue Bezeichnung des Arbeitsbereiches oder des Arbeitsplatzes sowie eine Analyse des aktuellen Betriebszustandes enthalten (Arbeitssystem abgrenzen). Im besten Fall werden die Verfasser namentlich genannt. Besonders wichtig und hilfreich sind diese Informationen bei Rückfragen. Wechseln Verantwortungsbereiche im Unternehmen, sollte immer ein ausgiebiges Übergabegespräch stattfinden. Wenn zum Beispiel die Erstellung der Gefährdungsbeurteilung durch eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit durchgeführt wird, sollten die Geschäftsführung und die internen Sicherheitsbeauftragten aktiv mit ins Boot genommen werden.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Dokumentation ist die systematische Auflistung und detaillierte Beschreibung der identifizierten Gefährdungen und Belastungen am Arbeitsplatz. Hierzu eignet sich eine Tabellenform die spätere Änderungen problemlos zulässt. Dies geht natürlich nur digital. Dazu gehört auch eine Bewertung der Gefährdungen, bei der die Kriterien zur Beurteilung der Risiken angegeben werden. Neben der Beschreibung der Gefahren muss die Dokumentation auch die festgelegten Arbeitsschutzziele aufführen. Hierbei sind konkrete technische, organisatorische und personenbezogene Maßnahmen zu benennen, die zur Gefahrenabwehr ergriffen werden sollen. In den ASA-Sitzungen werden die Arbeitsschutzziele zudem diskutiert und thematisiert.

Die Dokumentation muss zudem die Verantwortlichkeiten klar definieren, indem sie die Personen nennt, die für die Umsetzung und Überwachung der Schutzmaßnahmen verantwortlich sind. Weiterhin sollten die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen sowie Berichte über Arbeitsunfälle enthalten sein. Auch die Resultate der Kontrollen der durchgeführten Maßnahmen müssen dokumentiert werden. Nur so lassen sich klare Zuständigkeitsbereiche abgrenzen und eine saubere Koordination wird möglich.

Abschließend dürfen das Datum der Gefährdungsbeurteilung und der Name der Person, die diese durchgeführt hat, nicht fehlen. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass die Dokumentation stets aktuell gehalten wird. Änderungen im Arbeitsablauf, die Einführung neuer Arbeitsmittel oder gesetzliche Änderungen machen eine Neubewertung der Risiken erforderlich. Auch ein Arbeitsunfall ist ein Anlass für eine erneute Überprüfung der Gefährdungsbeurteilung. Zusätzliche Informationen zur Dokumentation können bei den Unfallversicherungsträgern und in den Leitlinien der Aufsichtsbehörden eingeholt werden. Auch unsere Sicherheitsexperten stehen immer bereit und unterstützen Sie bei allen Fragen zum Thema Arbeitssicherheit.

In Deutschland sind grundsätzlich alle Unternehmen verpflichtet, Gefährdungsbeurteilungen zu erstellen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), das für alle Arbeitgeber gilt, unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der Branche. Das bedeutet, dass sowohl kleine Betriebe als auch große Konzerne Gefährdungsbeurteilungen durchführen müssen.

Die Form der Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen ist nicht strikt vorgeschrieben. Als Unternehmer können Sie also selbst entscheiden, ob Sie die Dokumentation traditionell auf Papier oder in digitaler Form durchführen möchten. Beide Methoden sind zulässig, solange die Dokumentation vollständig und rechtssicher ist. Natürlich ist eine digitale Durchführung aus heutiger Sicht absolut angeraten. Das spart Zeit und beschleunigt die Prozesse.

Wir bieten Unterstützung bei der Durchführung der Gefährdungsbeurteilung an, sowohl persönlich als auch telefonisch oder online. Unsere Fachkräfte für Arbeitssicherheit unterstützen Sie gerne. Von der Beratung und Betreuung bis hin zu der gesamten Erstellung können wir Ihnen als Dienstleister für Arbeitsschutz alles anbieten. Was die Erstellung der Gefährdungsbeurteilung bei uns kostet, sehen Sie hier.

Darüber hinaus können Sie sich auch über unser Kontaktformular an unsere Experten wenden und sich ein individuelles Angebot für die Sicherheitstechnische Betreuung oder die Erstellung der Gefährdungsbeurteilung einholen.