In jedem Unternehmen kann es zu Verletzungen oder Unfällen kommen. Sei es eine kleine Schnittwunde, die mit einem Pflaster versorgt wird oder ein ernsterer Arbeitsunfall. Was viele Arbeitgeber und Arbeitnehmende nicht wissen: Wird im Betrieb Erste Hilfe geleistet, muss jede Erste-Hilfe-Maßnahme dokumentiert werden. Das geschieht im sogenannten Verbandbuch.
Diese Aufzeichnungspflicht ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern von zweierlei Bedeutung. Denn aus einer scheinbar harmlosen Verletzung können später Spätfolgen entstehen. Damit der Unfall vom zuständigen Versicherungsträger als Arbeitsunfall anerkannt wird und etwaige Folgekosten, wie medizinische Behandlungen oder Rehabilitationsmaßnahmen, übernommen werden, muss dieser Unfall zuvor im Verbandbuch eingetragen sein.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was im Verbandbuch alles eingetragen werden muss, welche Möglichkeiten für ein zeitgemäßes Verbandbuch gibt und wie es im Sinne des Datenschutzes zu führen und aufzubewahren ist.
Ist ein Verbandbuch für alle Betriebe verpflichtend?
Eine lückenlose Dokumentation in Ihrem Verbandbuch schützt Sie als Unternehmer nicht nur vor rechtlichen und finanziellen Risiken. Sie können das Verbandbuch auch nutzen, um die Unfallprävention in Ihrem Betrieb im Allgemeinen zu verbessern.
Gemäß § 24, Absatz 6 DGUV Vorschrift 1 muss jede Erste-Hilfe-Maßnahme im Unternehmen dokumentiert werden. Auch, wenn es sich nur um eine klitzekleine Schnittwunde handeln sollte. Das bedeutet in weiterer Folge, dass Sie als Arbeitgeber bereits ab einem Mitarbeiter ein Verbandbuch führen müssen.
Erläutert wird der § 24 DGUV Vorschrift 1 von der DGUV Regel 100-001, Punkt 4.6.6, die festhält, was bei der Dokumentation festgehalten werden muss.
Mit diesen Angaben füllen Sie das Verbandbuch richtig aus:
- Namen des Verletzten bzw. Erkrankten
- Datum/Uhrzeit des Unfalles bzw. Gesundheitsschadens
- Ort
- Hergang
- Art und Umfang der Verletzung/Erkrankung
- Namen der Zeugen
- Datum und Uhrzeit der Erste-Hilfe-Leistung
- Art und Weise der Erste-Hilfe-Maßnahmen
- Name des Erste-Hilfe-Leistenden
Ist das Verbandbuch noch zulässig?
Ja. Das Verbandbuch ist auch nach der EU-Datenschutzreform 2018 weiterhin ein zulässiges Mittel zur Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen in Betrieben. Bei der Pflicht, jede Erste-Hilfe-Leistung schriftlich festzuhalten gibt es keine festgelegte Formvorschrift.
Sie können sowohl ein klassisches Verbandbuch in Papierform mit handschriftlichen Aufzeichnungen führen als auch ein elektronisches Verbandbuch. Oder auf eine App-Lösung zurückgreifen.
Das klassische Verbandbuch DSGVO-konform aufbewahren
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erlaubt die Nutzung von Verbandbüchern unter der Voraussetzung, dass personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Wenn Sie ein physisches Verbandbuch führen, müssen Sie dafür sorgen, dass die Aufbewahrung unter Verschluss sichergestellt wird. Das Verbandbuch darf also nicht im Erste-Hilfe-Kasten liegen, zu dem alle Mitarbeiter Zugriff haben.
Wichtig ist, dass die Daten ausschließlich für den vorgesehenen Zweck genutzt werden und die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren (Notfallversorgungsnachweis) eingehalten wird. Danach müssen ältere Einträge im Verbandbuch datenschutzgerecht entsorgt werden.
Der Meldeblock als Alternative zum Verbandbuch
Der Meldeblock, beschrieben in der DGUV Information 204-021, ist eine datenschutzfreundliche und praktische Alternative zum klassischen Verbandbuch. Er dient ebenfalls der gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentation von Arbeitsunfällen und Erste-Hilfe-Leistungen gemäß § 24 Abs. 6 der DGUV Vorschrift 1. Im Gegensatz zum Verbandbuch, das oft datenschutzrechtliche Herausforderungen mit sich bringt, bietet der Meldeblock eine Lösung, die den Schutz personenbezogener Daten gewährleistet.
Ein Meldeblock besteht aus vorbedruckten, perforierten Seiten, die alle notwendigen Felder zur Dokumentation wie im Verbandbuch enthalten. Nach dem Ausfüllen kann die Seite einfach abgetrennt und sicher aufbewahrt werden.
Ein weiterer Vorteil des Meldeblocks ist seine flexible Handhabung
Er kann direkt im Erste-Hilfe-Schrank oder in dessen Nähe aufbewahrt werden. Die Dokumentation kann von Ersthelfern, Sicherheitsbeauftragten oder auch vom Betroffenen selbst vorgenommen werden. Die ausgefüllten Seiten sollten anschließend in einem verschlossenen Behältnis gesammelt werden, um den Zugriff durch Unbefugte zu verhindern.
Elektronisches Verbandbuch
Zur Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen und Arbeitsunfällen stellt ein digitales Verbandbuch eine zeitgemäße und effiziente Lösung dar. Es ersetzt die traditionelle Papierform und spart Platz beim Archivieren. Auch in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und Flexibilität bietet ein Online Verbandbuch Vorteile, da Vorfälle nicht nur schnell, sicher und ortsunabhängig erfasst werden können, sondern auch den gesetzlichen Anforderungen gemäß DGUV und DSGVO entsprechen.
Die erfassten personenbezogenen Daten werden zentral gespeichert und können jederzeit abgerufen werden. Dank integrierter Rechte- und Rollenkonzepte ist der Zugriff auf sensible Informationen nur autorisierten Personen möglich.
Automatische Benachrichtigungen informieren Verantwortliche über neue Einträge, sodass Maßnahmen zeitnah eingeleitet werden können. Zudem lassen sich direkt aus den Einträgen auch Unfallanzeigen erstellen und an die zuständigen Berufsgenossenschaften weiterleiten. Wann Sie als Arbeitgeber eine Unfallanzeige machen müssen, können Sie in unserem Blogbeitrag „Arbeitsunfall: Was tun?“ nachlesen.
Digitale Verbandbücher werden häufig im Abonnement-Modell angeboten, wobei die Kosten bei etwa 5 € pro Mitarbeiter und Jahr beginnen. Was Arbeitssicherheit bei uns kostet, erfahren Sie auf unserer Webseite Preise für Arbeitssicherheit.
Ihr kostenloses Verbandbuch PDF zum Herunterladen
Mit unserer kostenfreien Verbandbuch PDF können Sie Erste-Hilfe-Leistungen und Arbeitsunfälle schnell und einfach dokumentieren. Die Vorlage kann direkt ausgefüllt, gespeichert und ausgedruckt werden. Sie bietet eine übersichtliche Struktur mit allen notwendigen Feldern, wie Datum, Uhrzeit, Unfallhergang, Art der Verletzung und durchgeführte Maßnahmen.
Diese Lösung ist ideal für Unternehmen, die eine einfache und zugleich datenschutzkonforme Methode zur Dokumentation von Erste-Hilfe-Maßnahmen suchen.
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Die Unterweisung Verbandbuch
Eine Sicherheitsunterweisung zum Verbandbuch ist wichtiger Teil im Arbeitsschutz. In der Praxis wird diese Unterweisung meistens von einer Fachkraft für Arbeitssicherheit durchgeführt.
Rechtlich verankert sind regelmäßige Unterweisungen und Auffrischungen zum Verbandbuch im Arbeitsschutzgesetz. Und zwar für alle Mitarbeitenden, die es nutzen oder damit in Kontakt kommen (§12 ArbSchG).
Das Ziel der Unterweisung ist es, den richtigen Umgang mit dem Verbandbuch zu vermitteln und sicherzustellen, dass alle relevanten Vorgaben eingehalten werden. Dabei werden wichtige Themen wie der Zweck des Verbandbuchs, die Dokumentationspflicht und die Verantwortlichkeiten behandelt.
Zudem sollten in der Unterweisung Verbandbuch Notfallmaßnahmen besprochen werden, damit alle Beteiligten wissen, wie im Ernstfall richtig gehandelt und das Verbandbuch korrekt genutzt wird. Eine professionelle Schulung sorgt dafür, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden und der betriebliche Arbeitsschutz optimal vermittelt wird.
Warum sollten auch Beinahe-Unfälle im Verbandbuch vermerkt werden?
Das Dokumentieren von Beinahe-Unfällen im Verbandbuch ist aus mehreren Gründen sinnvoll. Auch wenn kein tatsächlicher Gesundheitsschaden entstanden ist, können solche Vorfälle wertvolle Hinweise auf potenzielle Gefahrenquellen im Betrieb liefern. Eine systematische Erfassung hilft dabei, Unfallursachen zu analysieren und präventive Maßnahmen zu entwickeln, um zukünftige Unfälle zu vermeiden. Zudem liefert die Dokumentation von Beinahe-Unfällen im Verbandbuch beim Erstellen Ihrer Gefährdungsbeurteilungen überaus wertvolle Informationen.
Wer ist für das Führen des Verbandbuchs verantwortlich?
Diese Verantwortung liegt grundsätzlich bei Ihnen als Arbeitgeber. Sie müssen sicherzustellen, dass jede Erste-Hilfe-Leistung ordnungsgemäß dokumentiert wird und das Verbandbuch jederzeit für berechtigte Personen zugänglich und auf dem neuesten Stand ist. Diese Aufgabe können Sie aber auch delegieren, beispielsweise an den Sicherheitsbeauftragten Ihres Unternehmens oder an eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa).
Wer darf das Verbandbuch einsehen?
Das Verbandbuch darf ausschließlich von autorisierten Personen eingesehen werden. Dazu gehören in der Regel die Betriebsleitung, Sicherheitsbeauftragte sowie weitere berechtigte Personen wie Ersthelfer in Ihrem Unternehmen.
In rechtlichen oder versicherungstechnischen Fällen können auch Behörden wie Unfallversicherungen oder Berufsgenossenschaften (BG), beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung durch die BG Zugriff auf Ihr Verbandbuch erhalten.
Was tun, wenn das Verbandbuch beschädigt ist, verloren geht oder fehlt?
In allen drei Fällen können erhebliche Probleme entstehen. Ohne diese Aufzeichnungen fällt es schwer, Arbeitsunfälle nachzuweisen und die Anerkennung durch die Berufsgenossenschaft zu erhalten. Dies kann dazu führen, dass Kosten für Spätfolgen oder medizinische Behandlungen nicht übernommen werden.
Bei Beschädigung oder Verlust sollten Sie also unverzüglich Maßnahmen ergreifen, um die Dokumentation wiederherzustellen. Dazu gehört das Nachtragen von Vorfällen, soweit dies eben möglich ist. Darüber hinaus ist das vielleicht auch der ideale Zeitpunkt, um ein neues System zur sicheren Aufbewahrung Ihres Verbandbuches einzuführen?
Fehlt ein Verbandbuch vollständig, verstoßen Sie gegen gesetzliche Vorgaben, was zusätzlich rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Wir unterstützen Sie deutschlandweit
Unsere Sicherheitsfachkräfte und Ingenieure stehen Ihnen für die sicherheitstechnische Betreuung Ihres Unternehmens bundesweit zur Seite. Dabei unterstützen wir Sie bei der korrekten Führung des Verbandbuchs ebenso wie bei der Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen, der Brandschutzbegehung in Ihrem Unternehmen sowie zahlreichen weiteren Agenden im Bereich Arbeitssicherheit.
Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.
